在采购活动中，当涉及以下情况时，应当签订合同以明确双方的权利和义务，保障交易的顺利进行：

1. 采购金额较大时：

   • 当采购的货物或服务金额较大，超出了日常小额交易的范畴时，签订合同可以确保双方对交易金额、支付方式、支付时间等关键条款有明确的约定，避免后续因金额问题产生纠纷。
   • 例如，企业采购一批价值数十万元的原材料，若未签订合同，一旦供应商对价格提出异议或拒绝交付货物，企业将面临巨大的经济损失和法律风险。

2. 采购周期较长时：

   • 对于需要长期供应或分批交付的货物或服务，签订合同可以明确交付时间、交付方式、质量标准等条款，确保采购活动的有序进行。
   • 例如，企业与供应商签订了一份为期一年的原材料供应合同，合同中详细规定了每月的交付数量、交付时间、质量标准以及违约责任等，这样既可以保障企业的生产需求，也可以对供应商形成有效的约束。

3. 采购货物或服务具有特殊性时：

   • 当采购的货物或服务具有特殊性，如定制产品、专有技术等，签订合同可以明确双方对货物或服务的具体要求、验收标准、知识产权归属等条款，避免后续因理解差异或知识产权问题产生纠纷。
   • 例如，企业委托供应商开发一款定制软件，若未签订合同明确软件的功能需求、开发周期、验收标准以及知识产权归属等，一旦软件开发完成后不符合企业要求或供应商主张知识产权，企业将陷入被动局面。

4. 需要明确双方权利和义务时：

   • 无论采购金额大小、周期长短或货物/服务是否特殊，只要双方需要明确各自的权利和义务，以避免后续因理解不一致或行为不当产生纠纷，都应当签订合同。
   • 合同是双方意思表示一致的产物，具有法律约束力。通过签订合同，双方可以明确约定各自的权利和义务，如供应商的交货义务、采购方的付款义务、双方的保密义务等，从而保障交易的顺利进行。

法律建议：

• 在签订采购合同时，务必确保合同条款的明确性和完整性。合同应详细规定货物或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、支付方式、交付时间、交付方式、验收标准、违约责任等关键条款。
• 双方在签订合同前应充分沟通，确保对合同条款的理解一致。如有必要，可以请专业律师对合同进行审查，以确保合同的合法性和有效性。
• 签订合同后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。如一方违约，另一方有权依据合同约定追究其违约责任。

可能产生的法律后果：

• 若未签订采购合同或合同条款不明确，一旦发生纠纷，双方可能因证据不足或理解不一致而难以维护自己的合法权益。
• 在某些情况下，未签订合同或合同条款违法可能导致合同无效或被撤销，从而给双方带来不必要的经济损失和法律风险。

因此，在采购活动中，当涉及上述情况时，务必签订合同以明确双方的权利和义务，保障交易的顺利进行。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。