在行政案件中，书面通知证人通常需遵循以下核心原则和步骤，我将分情况为您详细说明：

1. 通知形式与内容要求
   根据《行政诉讼法》及相关司法解释，通知证人应当采用书面形式（如《证人出庭通知书》），需明确载明以下内容：
   

• 案件名称、案号及审理法院；
  
• 证人姓名、联系方式等基本信息；
  
• 出庭作证的具体时间、地点；
  
• 证人作证的权利义务（如如实陈述、拒绝伪证的法律后果）；
  
• 法院联系人及联系方式。
  法律依据：《行政诉讼法》第41条、《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第41条。

1. 送达方式与效力
   

• 直接送达：优先由法院工作人员或律师将通知书当面交给证人，并要求签收（留存送达回证）；
  
• 邮寄送达：若证人无法当面签收，可通过EMS邮寄至其户籍地或经常居住地，保留邮寄凭证；
  
• 特殊情形：对拒不配合的证人，法院可依法强制传唤，但需以书面通知为前置程序。
  注意：若证人未收到书面通知，其作证义务可能被免除，影响案件事实认定。

1. 律师实务操作建议
   

• 提前沟通：在发出书面通知前，建议律师先通过电话或短信与证人确认意愿，避免通知被拒收；
  
• 证据固定：若证人拒绝配合，可留存沟通记录（如短信、邮件）作为后续申请法院强制传唤的依据；
  
• 内容细化：在通知书中可附上案件背景材料（如起诉状副本），帮助证人理解作证重点。
  

总结：行政案件中书面通知证人需严格遵循法定形式和程序，律师应结合个案情况选择送达方式，并提前与证人沟通以确保作证效果。若您遇到具体操作问题（如证人拒收通知、通知内容争议等），可直接向我咨询，我会结合案例为您详细分析。