以书面形式讨债，核心在于通过合法、有效的书面文件明确债权债务关系，并合理运用法律手段促使债务人履行还款义务。 以下是具体操作步骤和注意事项：

1. 发送催款函

   • 内容要点：明确写明债权人、债务人信息，欠款金额、形成原因（如合同编号、交易日期）、还款期限，并要求债务人在指定期限内还款。可附上相关证据（如合同、对账单、转账记录等）作为附件。
     
   • 法律效力：催款函是证明债权人已主张权利的重要证据，可中断诉讼时效（根据《民法典》第188条，普通诉讼时效为3年，自权利人知道或应当知道权利受损之日起算）。若债务人签收后仍不还款，可为后续诉讼提供依据。
     
   • 注意事项：建议通过EMS邮寄（留存寄送凭证），并在信封上注明文件名称（如“催款函”）；若债务人拒收，可公证送达或留置送达（需符合法定程序）。

2. 签订还款协议

   • 适用场景：若债务人承认欠款但暂时无力偿还，可协商分期还款、延期还款或提供担保，并签订书面协议。
     
   • 内容要点：明确还款金额、期限、方式（如银行转账）、违约责任（如逾期利息、违约金）、争议解决方式（如诉讼或仲裁）。
     
   • 法律效力：还款协议是双方合意的体现，具有法律约束力。若债务人未按协议履行，债权人可直接依据协议起诉或申请强制执行。
     
   • 注意事项：协议需双方签字或盖章，必要时可公证；若涉及担保（如抵押、保证），需依法办理登记或签订担保合同。

3. 发送律师函

   • 作用：由律师出具正式法律文件，向债务人阐明法律后果（如诉讼、列入失信名单、限制高消费等），施加心理压力，促使其主动还款。
     
   • 内容要点：包括债权事实、法律依据、还款要求、律师意见及后果警示。
     
   • 法律效力：律师函本身不具有强制执行力，但可作为诉讼前的警告，为后续谈判或诉讼提供铺垫。
     
   • 注意事项：需由执业律师出具，并加盖律师事务所公章；发送前需核实债权事实，避免内容失实引发纠纷。

4. 提起诉讼或申请仲裁

   • 前提：若债务人拒不还款，且上述方式无效，可向法院起诉或依据仲裁协议申请仲裁。
     
   • 材料准备：起诉状/仲裁申请书、证据材料（如合同、催款记录、还款协议等）、双方身份信息。
     
   • 流程：法院立案后，会依法送达、开庭审理，并作出判决；若债务人仍不履行，可申请强制执行（如查封财产、冻结账户、限制高消费等）。
     
   • 注意事项：诉讼时效内提起（一般为3年）；保留好所有书面证据原件；若债务人下落不明，可公告送达（但会延长诉讼周期）。

补充建议：

• 书面讨债时，语言需严谨、客观，避免使用威胁、辱骂等不当表述，否则可能构成侵权或违反治安管理规定。
  
• 若债务人涉及企业，可同时向其法定代表人或负责人发送催款文件，并注意企业性质（如有限责任公司仅以出资额为限承担责任）。
  
• 定期跟进债务人还款情况，保留沟通记录（如短信、微信、邮件），作为后续主张权利的补充证据。
  

如有具体案件或需要进一步协助起草文件，可直接向我咨询，我会根据您的实际情况提供详细方案。