行政单位合同并非必须由法人签订，但通常需由具备相应权限和职责的负责人或经授权的人员签署。以下是对此问题的详细分析：

一、法人代表签订合同的情况

1. 一般情况：在行政单位的日常运营中，如果合同涉及重大事项或需要单位承担法律责任，通常由单位的法定代表人（如局长、校长等）亲自签订。这是因为法定代表人是法律上代表单位行使职权的人，其签字具有法律效力。
2. 法律依据：根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，法定代表人作为法人的代表机关，有权在法律规定的范围内直接代表法人对外签订合同。

二、非法人代表签订合同的情况

1. 委托代理：行政单位可以依法委托其他人员代为签订合同。例如，当法定代表人因故无法亲自签订合同时，可以出具书面委托书，委托单位内的其他负责人或工作人员代为签署。这种委托代理关系必须基于合法的授权，并且被委托人必须在授权范围内行事。
2. 内部机构或人员：行政单位内部的职能部门或工作人员，在得到明确授权的情况下，也可以代表单位签订合同。但这种授权必须是书面的，并且要明确授权的范围和期限。
3. 特殊情况：对于某些特定类型的合同，如政府采购合同，可能还需要遵循特定的程序和规定。在这些情况下，即使是非法定代表人签订合同，也需要确保合同的合法性和有效性。

三、合同签订的关键要素

1. 合法性审查：无论是由法人代表还是非法人代表签订合同，都必须对合同内容进行严格的合法性审查。这包括确认合同双方是否具备相应的民事行为能力、合同内容是否违反法律法规的强制性规定等。
2. 意思表示真实：合同双方的意思表示必须真实、自愿，不存在欺诈、胁迫等情形。这是确保合同有效性的重要前提。
3. 形式与程序合规：除了内容合法外，合同的形式和签订程序也必须符合相关法律法规的规定。例如，某些合同可能需要经过公证、审批等程序才能生效。

四、实际操作中的建议

1. 明确授权：如果行政单位需要委托非法定代表人签订合同，应确保授权明确、具体，并保留书面授权文件，以备不时之需。
2. 审查合同内容：在签订合同前，应对合同内容进行仔细审查，确保合同条款的合法性、合理性和完整性。
3. 保留证据：在合同签订和履行过程中，应保留好相关证据，如合同文本、授权文件、履行凭证等，以应对可能出现的法律纠纷。

总结来说，行政单位合同并非必须由法人签订，但签字人必须具备代表单位的合法授权。在签订合同前，应对合同内容进行仔细审查，并确保合同的形式和签订程序符合相关法律法规的规定。如果您在合同签订过程中遇到任何法律问题，可以直接向我咨询，我会根据您的具体情况提供专业的法律建议。