在办理房屋租赁合同时，房东本人并非必须亲自到场或亲自签字，但需要确保签字人具备合法的授权或合同以其他合法形式成立。以下是对此问题的详细解答：
一、房东本人到场或签字的非强制性
根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，租赁合同的签订并不要求双方必须亲自到场或签字。合同可以通过多种方式合法有效地成立，包括但不限于：
双方亲自到场签订：这是最为直接和推荐的方式，能够确保双方充分沟通，准确理解合同条款，减少误解和纠纷。
委托他人代签：
电子合同形式：随着科技的发展，电子合同逐渐普及。若双方通过符合法律规定的电子合同订立系统，房东以电子签名等合法电子方式确认合同内容，也能使合同生效。但需注意确保电子签名的真实性和合法性。
二、合同成立的关键要素
无论采用何种方式签订合同，以下要素是确保合同成立和有效的关键：
合法合规：合同内容应不违反法律法规的强制性规定和公序良俗，确保合同的合法性。
双方意思表示真实：合同应反映双方的真实意愿，无欺诈、胁迫等情形。
明确详细：合同应明确租赁物的基本信息（如位置、面积、用途）、租赁期限、租金及支付方式、双方的权利和义务、违约责任等重要条款。
三、特殊情况下的合同效力
实际履行视为认可：即使没有房东的签字或授权，但如果房东已经按照合同约定实际履行了主要义务（如交付房屋），且承租人也按约支付了租金，那么根据法律规定，双方以实际行为成立了房屋租赁合同关系。在这种情况下，合同同样是有效的。
未经授权代签的风险：如果签字人未经房东授权擅自代签租赁合同，该合同可能属于效力待定合同。一旦发生争议，房东可能会否认合同的效力，导致租客的权益无法得到保障。因此，在委托他人代签时，务必确保授权委托书的合法性和有效性。
四、建议与注意事项
仔细审阅合同条款：在签订合同前，双方应仔细审阅合同条款，确保内容符合双方意愿，并保留好合同原件和相关证件的复印件。
咨询专业律师意见：对于复杂的租赁合同或存在疑问的条款，建议咨询专业律师的意见，以确保合同的合法性和有效性。
选择可靠的签订方式：根据实际情况选择合适的签订方式，如亲自到场签订、委托他人代签或采用电子合同形式等，并确保签订过程的合法性和安全性。
综上所述，房屋租赁合同不一定必须由房东本人签字或亲自到场办理，但需要确保签字人具备合法的授权或合同以其他合法形式成立。在签订合同时，双方应严格遵守法律规定，确保合同条款的合法性和明确性，以维护各自的合法权益。