作为外地人，想要签订租房合同并办理相关备案手续，可以按照以下步骤进行，这里以上海市为例进行说明，但大部分流程具有通用性：

一、准备办理材料

1. 身份证明：

   • 中国公民：提交有效身份证。未满16周岁的未成年人，可以提交户口簿。
   • 港澳台居民：提交相应的身份证或通行证。
   • 外国自然人：提交护照，如果证件用外国文字书写，需同时提交有资质的翻译公司提供的中文译本。

2. 房屋产权证明：

   • 房地产权证、房屋所有权证、不动产权证等。
   • 如果是新建商品房，需提供出售合同或预售合同及房屋交接书。
   • 如果是租用居住公房，需提供租用居住公房凭证（红卡）。
   • 其他特殊情况，如动迁安置协议、宅基地使用证等，也需提供相应证明文件。

3. 其他材料：

   • 未满16周岁的未成年人需提供监护人身份证和监护关系证明（如《独生子女证》、《出生医学证明》、双方在同一本的《居民户口簿》等）。
   • 如果委托他人代办，需提供代办人身份证和委托书（委托书需由委托人亲自签名）。

二、选择办理方式

1. 线下办理：

   • 前往全市任何一个街道（乡、镇）社区事务受理服务中心提出网签备案一体化申请。

2. 线上办理：

   • 通过“一网通办”平台或“随申办”APP中的“住房租赁合同新增网签备案”专栏进行办理。

三、办理流程

1. 提交申请：

   • 租赁双方当事人携带上述材料前往办理地点或在线提交申请。

2. 审核材料：

   • 工作人员会对提交的材料进行审核，确保材料齐全且符合规定。

3. 签订合同并备案：

   • 审核通过后，租赁双方当事人需签订住房租赁合同，并进行网签备案。
   • 备案时需明确租赁合同的起止日期，且租期不少于30日。备案的最长有效期一般不超过3年，到期自动失效。同一房屋或部位出租的，备案间隔原则上不少于6个月。

4. 领取备案通知书：

   • 符合条件的申请，当场办结并出具《住房租赁合同备案通知书》。如果是线上办理，也可以通过相应平台添加电子证照，方便使用。

四、注意事项

1. 产权人变更：

   • 如果产权人发生人员变动，需先去房产交易中心办理产权人变更手续后，再由新的产权人携带新的房产证前来办理租赁备案业务。

2. 备案费用：

   • 办理租赁备案通常不需要收费，但具体以当地政策为准。

3. 合同内容：

   • 在签订租赁合同时，应仔细阅读合同条款，确保合同内容合法、合规且符合双方意愿。

4. 保留证据：

   • 办理过程中，应保留好所有相关证据和文件，以备不时之需。

按照上述步骤，您就可以作为外地人顺利签订租房合同并办理相关备案手续了。如果在办理过程中遇到任何问题或疑问，可以随时向当地社区事务受理服务中心或相关部门咨询。