当房东在外地时，签订租房合同确实需要一些特别的安排来确保合同的合法性和有效性。以下是一些详细且安全的签约方式，供您参考：
一、委托他人代签
出具授权委托书：
- 房东需要准备一份详细的授权委托书，明确受托人的身份信息、委托的具体事项（如代为协商合同条款、签订合同等）以及委托的期限。
- 为了增强授权委托书的法律效力和公信力，建议对其进行公证。
受托人代签流程：
- 受托人携带身份证原件及授权委托书与租客见面。
- 在确认授权委托书真实性后，受托人代房东在合同上签字，并注明“受房东委托代签”及自己的姓名。
- 合同签订后，受托人应及时将合同内容及签订情况告知房东。
二、线上电子签署
选择电子合同平台：
- 双方共同选择一个具有合法资质、安全可靠的电子合同签署平台，如法大大、上上签等。
- 在平台上完成注册及实名认证，确保签署双方身份真实有效。
电子合同签署流程：
- 上传已经协商好的合同文本，或使用平台提供的模板生成电子合同。
- 按照平台流程进行电子签名，确保签名符合《电子签名法》的规定。
- 签署完成后，合同自动保存在平台上，双方可随时下载和查看电子版合同。
视频签约作为辅助：
- 如果双方对电子合同平台不太熟悉，或者希望增加签约的仪式感，可以选择视频签约作为辅助方式。
- 通过视频通话逐一确认合同条款，展示并确认双方的身份证明文件。
- 视频通话过程中，双方可共同阅读并确认合同条款，然后各自打印出合同文本进行签字，并通过快递或扫描成电子版互相交换。
三、邮寄或传真方式
邮寄合同：
- 双方先通过邮件、电话或视频通话等方式达成合意，并明确合同条款。
- 拟定好合同文本一式多份，通过挂号信或快递寄给房东。
- 房东收到合同后签字盖章，再通过快递寄回给租客。
- 租客收到后签字确认，并留存一份作为凭证。
传真合同（需谨慎使用）：
- 虽然传真合同在某些情况下可以被接受，但由于传真件可能存在清晰度问题或易被篡改的风险，因此建议谨慎使用。
- 如果确实需要使用传真方式，双方应确保传真号码的准确性，并保留好传真记录作为证据。同时，后续最好通过其他方式（如邮件、快递）确认合同内容。
四、支付与收据、合同备案与保管
- 支付与收据：承租人应按照合同约定及时支付押金和租金，建议选择银行转账等电子支付方式，并保留好支付凭证。出租人在收到款项后，应向承租人提供收据或发票作为证明。
- 合同备案与保管：虽然租赁合同备案不是强制性的，但建议双方在当地房地产管理部门进行备案登记，以保障双方权益。同时，双方都应妥善保管好合同原件或电子版，以便在发生纠纷时能够迅速提供证据。
五、注意事项
- 在签订合同时，务必仔细阅读合同条款，特别是关于违约责任、维修责任、续租条件等方面的约定。
- 如果可能的话，可以咨询专业律师对合同进行审核和建议，以确保合同的合法性和有效性。
- 在整个租房过程中，保持与对方的良好沟通，及时解决问题和纠纷。
综上所述，当房东在外地时，您可以选择委托他人代签、线上电子签署或邮寄/传真方式（需谨慎）来签订租房合同。无论采用哪种方式，都应确保合同的合法性、真实性和安全性。如果有任何疑问或需要进一步帮助，请随时咨询专业律师或相关法律机构。