关于医院调取记录是否合法的问题，这主要取决于调取记录的主体、目的以及遵循的程序。以下是根据相关法律法规和政策文件给出的详细解答：
一、合法调取记录的主体
根据《医疗机构病历管理规定(2013年版)》和《医疗纠纷预防和处理条例》的相关规定，只有以下人员或机构有权要求复制或查阅患者病历资料：
- 患者本人：患者有权查阅、复制其病历资料，这是患者的法定权利。
- 患者的委托代理人：如果患者因故无法亲自办理，可以委托他人代为办理，但需提供有效的授权委托书和相关身份证明。
- 死亡患者的法定继承人或其代理人：在患者死亡的情况下，其法定继承人或代理人有权查阅、复制病历资料。
二、合法调取记录的目的
调取病历资料的目的应当合法且正当，通常是为了满足患者的医疗需求、解决医疗纠纷或进行法律诉讼等。任何以私事、个人恩怨等非法目的调取病历资料的行为都是违法的。
三、合法调取记录的程序
- 申请与审核：申请人需向医疗机构提出书面申请，并提供相关证明材料（如身份证明、授权委托书等）。医疗机构应对申请材料的形式进行审核，确保申请人的身份和权限合法。
- 复制与查阅：医疗机构在审核通过后，应按照申请人的要求提供病历资料的复制或查阅服务，并在复制的病历资料上加盖证明印记。复制或查阅时，应有患者或其近亲属在场（患者死亡时除外）。
- 收费与公开：医疗机构可以按照规定收取工本费，但收费标准应当公开透明。
四、违法调取记录的后果
如果医疗机构或医务人员未经允许私自调取、复制或查阅患者病历资料，将可能面临以下法律后果：
- 行政处罚：根据《医疗纠纷预防和处理条例》的相关规定，医疗机构可能被给予警告、罚款等行政处罚。
- 民事责任：如果因违法调取记录给患者造成损害的，医疗机构或医务人员还可能承担民事赔偿责任。
- 刑事责任：在情节严重的情况下，相关责任人员还可能构成犯罪，依法追究刑事责任。
五、具体案例分析
以您提供的案例为例，医生王某因私事擅自复制患者病历资料，并作为证据材料提交法院，这一行为明显违反了相关法律法规和医院管理制度。王某作为医务人员，本应遵守法律法规和职业道德规范，但他却利用自己的职务之便，未经患者允许私自调取病历资料，这是违法的。最终，王某所在的医院因此受到了行政处罚，并被责令立即改正违法行为。
六、建议与总结
- 加强法律法规学习：医疗机构和医务人员应加强对相关法律法规的学习和理解，确保在调取、复制或查阅病历资料时严格遵守法律规定。
- 完善管理制度：医疗机构应建立健全病历管理制度，明确调取、复制或查阅病历资料的流程和权限，防止类似违法事件的发生。
- 保护患者隐私：医疗机构和医务人员应切实保护患者的隐私权和个人信息安全，不得随意泄露或滥用患者的病历资料。
综上所述，医院调取记录是否合法取决于调取记录的主体、目的以及遵循的程序。只有符合法律法规和政策文件规定的调取行为才是合法的。