股东会决议文档，每个股东确实应当留存一份。这一做法不仅符合公司治理的常规要求，也是股东维护自身权益的重要手段。以下从多个角度详细阐述这一结论：
一、法律依据与要求
《中华人民共和国公司法》的相关规定：
- 根据《公司法》，公司股东会或股东大会、董事会的决议内容若违反法律、行政法规则无效。股东会决议作为公司决策的重要文件，其合法性和有效性需得到保障。留存决议是确保这一点的关键步骤，有助于在必要时证明决议的合法性和有效性。
公司章程的可能规定：
- 许多公司的章程中都会明确要求股东会决议需进行留存，以便后续查阅和审计。股东应仔细查阅公司章程，了解其中关于决议留存的具体规定，并严格遵守。
二、留存股东会决议的重要性
保障股东知情权与监督权：
- 股东有权了解公司的决策过程和结果。留存决议可以方便股东随时查阅，了解公司的运营方向和决策细节，从而更有效地监督公司管理层对决策的执行情况，确保公司运营符合股东会的整体意图。
明确股东权益与责任：
- 决议内容往往涉及股东的权益分配和责任承担，如利润分配方案、增资扩股计划等。股东留存决议，有助于明确自身在公司中的权益份额和应承担的责任，为后续的权益维护提供有力支撑。在权益受侵害时，决议可作为维权的重要依据。
应对潜在法律纠纷：
- 公司运营过程中难免会出现股东间或股东与公司间的争议，尤其是关于决议程序合法性、内容执行情况等方面的质疑。此时，股东留存的决议副本将成为解决争议的关键证据，无论是通过协商、调解还是仲裁、诉讼等方式，都能为股东提供有力的法律支持。
三、如何留存股东会决议
制作正式文件：
- 股东会决议应以书面形式作出，并明确记载会议时间、地点、出席股东、决议事项及表决结果等内容。决议文件应加盖公司公章或由法定代表人签署，以确保其法律效力。
妥善保管：
- 股东应妥善保管自己留存的决议文件，可以选择纸质或电子形式进行留存。若选择纸质形式，应使用专门的文件柜或档案盒存放，并制作目录清单以便查找；若选择电子形式，则应存储在安全可靠的电子设备或云端存储平台上，并设置适当的访问权限和保密措施。
定期核查与更新：
- 股东应定期核查自己留存的决议文件，确保无遗漏、无损坏。同时，随着公司运营的不断发展，新的决议将不断产生，股东应及时更新自己的决议库，以保持对公司决策动态的全面掌握。
四、特殊情况下的留存要求
- 对于涉及公司机密信息的决议：
- 股东应采取更加严格的保密措施来留存这些决议。例如，纸质档案可以加密存储，并限制接触人员范围；电子文档则可以进行加密处理，并设置复杂的访问密码。此外，与接触档案的人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任也是必要的。
总结来看，股东留存股东会决议是维护自身权益、参与公司治理的重要一环。通过合理有效的留存方式，股东可以充分行使知情权、监督权，明确自身权益与责任，并在必要时为解决潜在法律纠纷提供有力证据。因此，建议每位股东都高度重视股东会决议的留存工作，确保自己的权益得到充分保障。若您在留存决议过程中遇到任何法律问题或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。