当发现公司的公章被他人使用时，这确实是一个需要严肃对待的问题，因为它直接关系到公司的法律权益和运营安全。以下是我为您详细梳理的处理步骤和建议：
一、立即确认使用情况
首先，您需要迅速确认公章的使用是否经过公司授权。这包括查阅公司内部的审批记录、用章登记等资料，以核实使用行为是否合规。
如果是经公司授权的正常使用：
- 确保相关文件和材料有妥善存档，以备后续查阅。
- 监督使用公章所产生的法律后果，如合同履行情况，确保公司利益不受损害。
如果是未经公司授权的擅自使用：
- 无论是内部员工还是外部人员，都应立即采取进一步措施。
二、针对未经授权的使用，采取以下措施
内部员工擅自使用：
- 固定证据：收集使用公章的文件副本、照片、视频等，记录使用时间、地点、用途等详细信息。
- 评估影响：判断该行为是否对公司造成损失或法律风险，如合同纠纷、财务损失等，并及时采取措施止损。
- 内部处理：根据公司规章制度对涉事员工进行纪律处分，如警告、罚款、解雇等，并反思和完善公章管理制度，防止类似事件再次发生。
- 报警处理：若涉嫌犯罪，如伪造公司印章罪，应立即向公安机关报案，提供详细情况和线索。
外部人员擅自使用（盗用、冒用等）：
- 立即报警：第一时间向公安机关报案，提供公章被盗用或冒用的详细情况和线索，以便警方迅速介入调查。
- 发布声明：通过公司官网、社交媒体等公开渠道发布声明，表明公章使用未经授权，相关文件不具有法律效力，以减少对公司的不利影响。
- 法律途径解决纠纷：聘请专业律师，通过民事诉讼等法律途径维护公司权益，如要求滥用者赔偿损失、撤销相关合同等。
三、通知相关方并处理合同问题
- 如果公章被滥用导致了合同或协议的签订，您应及时通知合同相对方，陈述事实，并尝试解除合同或协议。
- 若对方不予配合，您可通过法律途径认定合同无效或解除合同，以保护公司利益。
四、加强公章管理
- 建立健全公章管理制度，明确使用权限、审批流程和保管责任，确保公章的使用受到严格监管。
- 确保公章由专人保管，放置在安全地方，如保险柜等，防止被盗用或冒用。
- 定期检查和审计公章使用情况，及时发现并纠正问题。
五、法律途径维权
- 如果公章滥用行为给公司造成经济损失或声誉损害，您应通过法律途径向滥用者索赔。
- 寻求专业律师帮助，收集证据并提起诉讼或仲裁程序，以维护公司合法权益。
综上所述，处理公司公章被他人使用的问题需要综合考虑多种情况，并采取相应的法律措施和管理手段。通过立即确认使用情况、针对未经授权的使用采取措施、通知相关方并处理合同问题、加强公章管理以及通过法律途径维权等步骤，您可以有效保护公司的合法权益，防止类似事件的再次发生。