证据保全的启动必须同时满足实质条件和程序条件，且保全的证据需与案件紧密相关，对案件事实的认定具有决定性作用。在紧急情况下，法院可依职权主动采取保全措施。以下是对证据保全的条件和程序的详细解释：
实质条件
证据与案件的关联性：
- 保全的证据必须是能够证明双方当事人之间民事法律关系发生、变更或消灭的根据，与案件有直接关联。例如，在合同纠纷中，合同文本、交易记录等就是与案件直接相关的证据。
证据可能灭失：
- 证据因自身属性（如易腐烂、变质）或外部因素（如证人生命垂危、证据可能被故意销毁）而面临灭失的风险，需及时保全以固定其证明价值。比如，在医疗纠纷中，患者的病历资料可能因医院管理不善或故意隐藏而灭失，此时就需要及时保全。
证据以后难以取得：
- 即使证据不会立即灭失，但未来获取该证据存在极大困难，如证人即将出国定居且短期内不会回国，或现场环境将发生变化导致证据无法复原。例如，在环境污染案件中，污染现场的环境状况可能随时间推移而发生变化，导致日后难以获取准确的污染证据。
证据的重要性：
- 申请保全的证据应是决定案件事实的主要证据，若不及时保全，将严重影响案件的处理结果和当事人的合法权益。比如，在知识产权侵权案件中，侵权产品的实物或销售记录就是决定案件事实的关键证据。
程序条件
依申请启动：
- 当事人应在合理时间内（通常是在举证期限届满前）向法院或仲裁委员会提出书面申请，明确需要保全的证据种类、名称、所在地点及申请理由。申请书应详细载明当事人基本情况、申请保全证据的具体内容、范围、请求保全的证据能够证明的对象以及申请理由等。
法院依职权主动采取：
- 在特殊情况下，如涉及国家利益、社会公共利益或他人合法权益的事实认定，法院可不经当事人申请，依职权主动采取证据保全措施。例如，在涉及公共安全的案件中，法院可能会主动保全相关证据以确保案件公正审理。
申请提交与管辖：
- 当事人向仲裁委员会申请证据保全的，仲裁委员会应将申请提交证据所在地的基层人民法院；涉外仲裁的，则提交中级人民法院。因情况紧急，在提起诉讼或申请仲裁前，利害关系人可向证据所在地、被申请人住所地或对案件有管辖权的人民法院申请保全证据。
担保与责任：
- 保全证据可能导致被申请人财产损失的，人民法院可以责令申请人提供相应的担保。申请人应当提供有效的担保手续，以确保被申请人的合法权益不受损害。担保形式可以是现金、房产等，具体担保方式和数额由法院根据案件具体情况确定。
证据保全的程序步骤
提出申请：
- 当事人或利害关系人需在规定时间内向法院或仲裁委员会提出书面申请，并附上相关证据材料。
审查与裁定：
- 法院或仲裁委员会在收到申请后，会依法进行审查，并在必要时要求申请人提供担保。审查通过后，法院会作出裁定并采取相应的保全措施。
实施保全措施：
- 法院会根据裁定内容，采取查封、扣押、拍照、录音、录像、复制等方式固定证据。在实施保全措施时，法院会通知当事人或利害关系人到场，并制作保全笔录。
解除保全（如适用）：
- 如果保全错误或目的已经实现，法院应解除保全并返还财物。例如，在保全的证据已经通过其他方式获得或者案件已经审理完毕的情况下，法院会解除保全措施。
举例说明：
假设在一起合同纠纷案件中，原告担心被告会销毁关键合同文本和交易记录等证据，于是原告在举证期限届满前向法院提出了证据保全申请。法院在审查通过后，作出了裁定并采取了查封、扣押等保全措施，固定了相关证据。在案件审理过程中，这些保全的证据成为了证明案件事实的关键依据，最终帮助原告赢得了诉讼。
总结与建议：
证据保全是一项严谨而重要的法律程序，它对于保护当事人的合法权益、确保案件的公正审理具有重要意义。在实际操作中，当事人应充分了解证据保全的实质条件和程序条件，并在必要时及时向法院或仲裁委员会提出申请。同时，我也建议当事人在申请证据保全前咨询专业律师，以确保申请的合法性和有效性。如果你有任何关于证据保全或其他法律问题，都可以直接向我咨询。