采取证据保全措施必须同时满足实质条件和程序条件，且保全的证据需与案件紧密相关，对案件事实的认定具有决定性作用。在紧急情况下，法院可依职权主动采取保全措施。以下是对这一结论的详细阐述：
实质条件
证据与案件的关联性：
- 保全的证据必须是能够证明双方当事人之间民事法律关系发生、变更或消灭的根据，与案件有直接关联。例如，在合同纠纷中，合同文本、交易记录等直接相关证据就符合这一条件。
证据可能灭失：
- 证据因自身属性（如易腐烂、变质）或外部因素（如证人生命垂危、现场环境将发生变化）而面临灭失的风险，需及时保全以固定其证明价值。例如，在涉及产品质量问题的案件中，如果产品易变质或损坏，就应及时进行证据保全。
证据以后难以取得：
- 即使证据不会立即灭失，但未来获取该证据存在极大困难，如证人即将出国定居且短期内不会回国，或现场环境将发生变化导致证据无法复原。在这种情况下，也应考虑采取证据保全措施。
证据的重要性：
- 申请保全的证据应是决定案件事实的主要证据，若不及时保全，将严重影响案件的处理结果和当事人的合法权益。例如，在刑事案件中，关键物证或证人证言的保全就至关重要。
程序条件
依申请启动：
- 当事人应在合理时间内（通常是在举证期限届满前）向法院或仲裁委员会提出书面申请，明确需要保全的证据种类、名称、所在地点及申请理由。申请书应详细载明当事人基本情况、申请保全证据的具体内容、范围、请求保全的证据能够证明的对象以及申请理由等。
法院依职权主动采取：
- 在特殊情况下，如涉及国家利益、社会公共利益或他人合法权益的事实认定，法院可不经当事人申请，依职权主动采取证据保全措施。例如，在环境污染案件中，为了保护公共利益，法院可能会主动采取证据保全措施。
申请提交与管辖：
- 当事人向仲裁委员会申请证据保全的，仲裁委员会应将申请提交证据所在地的基层人民法院；涉外仲裁的，则提交中级人民法院。因情况紧急，在提起诉讼或申请仲裁前，利害关系人可向证据所在地、被申请人住所地或对案件有管辖权的人民法院申请保全证据。
担保与责任：
- 保全证据可能导致被申请人财产损失的，人民法院可以责令申请人提供相应的担保。申请人应当提供有效的担保手续，以确保被申请人的合法权益不受损害。如果申请人未提供担保或担保不足，法院可能会拒绝其保全申请。
特殊规定与注意事项
- 根据《民事诉讼法》的相关规定，无论是在诉讼过程中还是诉前紧急情况下，只要证据可能灭失或以后难以取得，当事人均有权向人民法院申请保全证据。
- 法院在收到申请后，应依法进行审查，并在必要时采取相应的保全措施，以确保案件的公正审理和当事人的合法权益。
- 当事人在申请证据保全时，应确保申请的合法性、合理性和必要性，并积极配合法院的工作，以确保证据保全的有效实施。
总结与建议：证据保全是一项严谨而重要的法律程序，其启动必须严格遵守相关法律法规的规定。当事人在申请证据保全时，应充分了解并遵循相关的程序要求，确保保全的证据与案件紧密相关、具有决定性作用。同时，也应注意提供充分的担保和理由，以增加法院批准保全申请的可能性。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。