结论：当业主被物业起诉且本人不在场，需要委托其他人代为处理时，通常需要准备业主的身份证原件或复印件、授权委托书、受托人的身份证原件或复印件等证件。以下是对这些证件的详细说明及可能涉及的其他情况：
一、基本证件要求
业主的身份证原件或复印件：
- 这是证明业主身份的基本证件，法院或相关机构需要确认委托人的真实身份。
- 如果业主无法提供原件，复印件（需加盖公章或由相关部门验证）也可能被接受，但具体要求可能因地区或法院而异。
授权委托书：
- 授权委托书是业主授权受托人代为处理法律事务的书面文件。
- 委托书应明确载明委托事项、权限、期限以及受托人的姓名、身份证号码等信息。
- 委托书需要由业主本人签字或盖章，并可能需要根据法院或相关机构的要求进行公证或认证。
受托人的身份证原件或复印件：
- 受托人作为代理业主处理法律事务的人，需要提供其身份证明。
- 同样，如果无法提供原件，复印件（需加盖公章或由相关部门验证）也可能被接受。
二、可能涉及的其他情况
如果受托人是律师：
- 除了上述基本证件外，律师还需要提供其律师执业证书原件或复印件，以证明其律师身份和执业资格。
- 律师可能还需要根据法院或相关机构的要求，提供其他相关文件或证明。
如果业主是法人或其他组织：
- 除了业主的法定代表人或负责人的身份证明外，还需要提供业主的营业执照、组织机构代码证等证明其法人或其他组织身份的文件。
- 授权委托书也需要由业主的法定代表人或负责人签字或盖章，并加盖业主的公章。
特殊情况下的额外要求：
- 如果业主因特殊原因（如疾病、出国等）无法亲自签署授权委托书，可能需要通过公证、认证或其他方式证明其授权的真实性和合法性。
- 不同地区或法院可能对委托手续有额外的要求或规定，因此最好在办理委托手续前咨询当地法院或相关机构。
三、法律建议
- 在准备委托手续时，建议业主与受托人充分沟通，明确委托事项和权限，以确保受托人能够顺利代为处理法律事务。
- 如果可能的话，最好在办理委托手续前咨询当地法院或相关机构，以了解具体的证件要求和办理流程。
- 业主应确保提供的所有证件和文件都是真实、有效和完整的，以避免因证件问题而导致的法律纠纷或延误。
如果您在准备委托手续过程中遇到任何问题或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。作为专业律师，我将根据您的具体情况提供详细的法律建议和帮助。