酒店会议室违约金的计算需根据合同约定及实际损失情况综合判断，具体分为以下几种情况：

1. 合同有明确约定违约金条款
   若双方签订的合同中已明确约定违约金计算方式（如按合同总金额的百分比、固定金额或日违约金等），则优先按合同约定执行。例如：合同约定“若一方违约，需支付合同总金额20%的违约金”，则直接按此比例计算。
   注意：若违约金过高或过低，违约方可依据《民法典》第585条请求法院或仲裁机构调整（过高可减少，过低可增加）。

2. 合同未约定违约金，但约定了定金条款
   若合同中约定了定金（如“预订时支付5000元定金”），且违约方导致合同无法履行，则适用定金罚则：

   • 支付定金方违约，无权要求返还定金；
     
   • 收受定金方违约，需双倍返还定金。
     注意：定金金额不得超过合同总金额的20%，超出部分不适用定金罚则。

3. 合同既未约定违约金，也未约定定金
   此时需根据实际损失计算赔偿，包括：

   • 直接损失（如已支付的场地布置费用、设备租赁费等）；
     
   • 预期利益损失（如因会议取消导致的商业机会损失，但需提供证据证明）。
     示例：若因酒店原因导致会议取消，您已支付3万元布置费用且因错过签约机会损失10万元预期收益，可主张赔偿13万元（需举证）。

4. 不可抗力或情势变更情形
   若因自然灾害、政策调整等不可抗力，或合同基础条件发生重大变化（如疫情导致会议禁令），双方可协商解除合同，通常无需支付违约金，但需提供相关证明。

建议行动：

1. 立即查看合同条款，确认违约金、定金或损失赔偿的约定；
   
2. 收集损失证据（如发票、合同、沟通记录等）；
   
3. 若协商无果，可向法院起诉或申请仲裁，主张合理赔偿。
   

如有具体合同条款或损失情况，可进一步向我咨询，我会结合细节为您分析。