物业备案不一定要用总公司，分公司也可以进行备案，但需满足一定条件。以下从不同角度为您详细分析：

一、分公司备案的合法性

根据《中华人民共和国公司法》及相关法律法规，分公司作为总公司的分支机构，虽然不具有独立的法人资格，但在总公司的授权范围内，可以开展经营活动，包括签订合同、提供服务等。在物业备案方面，如果分公司获得了总公司的明确授权，并且具备相应的物业管理资质和条件，那么分公司是可以进行物业备案的。

二、分公司备案的条件

1. 总公司授权：分公司进行物业备案前，必须获得总公司的书面授权，明确授权范围、期限等关键条款。
2. 物业管理资质：分公司需具备相应的物业管理资质，包括但不限于物业管理师证书、物业管理企业资质证书等。这些资质是分公司从事物业管理活动的基础，也是备案时的重要审核内容。
3. 独立核算与财务能力：虽然分公司不具有独立的法人资格，但在财务上应相对独立，能够承担因物业管理活动产生的经济责任。这有助于保障业主的合法权益，也是备案审核时的重要考量因素。

三、分公司备案的流程

1. 准备材料：包括总公司授权书、分公司营业执照、物业管理资质证书、物业管理合同等相关文件。
2. 提交申请：将准备好的材料提交至当地物业管理主管部门或相关机构进行备案申请。
3. 审核与备案：主管部门或相关机构会对提交的材料进行审核，确认分公司符合备案条件后，会予以备案并颁发备案证书。

四、注意事项

1. 确保授权真实有效：总公司对分公司的授权必须真实、有效，且授权范围应明确、具体。避免因授权不清或无效而导致备案失败或后续纠纷。
2. 及时更新备案信息：如果分公司的物业管理资质、经营范围等发生变化，应及时向主管部门或相关机构更新备案信息，确保备案信息的准确性和时效性。
3. 遵守相关法律法规：分公司在从事物业管理活动时，应严格遵守相关法律法规和规章制度，确保物业管理活动的合法性和规范性。

五、法律后果

如果分公司未经总公司授权或未满足备案条件而擅自进行物业备案，可能会面临备案无效、被责令整改、罚款等法律后果。同时，如果因分公司的物业管理活动导致业主损失或纠纷的，总公司也可能需要承担相应的法律责任。

总结来说，物业备案不一定要用总公司，分公司在满足一定条件下也可以进行备案。但无论选择总公司还是分公司进行备案，都应确保备案的合法性和有效性，并严格遵守相关法律法规和规章制度。如果您在物业备案方面遇到任何问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。