面对部门同事借钱不还的情况，你可以通过以下途径来维护自己的合法权益：
一、优先沟通协商
直接沟通：
- 选择一个合适的时机和场合，与欠款同事进行面对面的平和交流。
- 以诚恳的态度提醒对方还款，例如：“我之前借给你的钱，现在我自己也需要用，你看能不能尽快还给我？”
- 保持冷静和理性，避免情绪化，以免破坏双方关系或造成不必要的冲突。
第三方调解：
- 若直接沟通无果，可寻求一个双方都信任的第三方进行调解。
- 这个第三方可以是共同的朋友、领导或人力资源部门的同事。
- 通过第三方的介入，可能更有效地促使欠款人履行还款义务。
二、确保证据充分
在采取进一步行动之前，务必确保手中有足够的证据证明借贷关系的存在，这是后续维权的关键。具体包括：
书面借条或借款协议：
- 如果当时未签订，事后应尽快补签，详细记录双方姓名、身份证号、联系方式、借款金额、用途、利息、借款日期、还款时间等关键信息。
转账记录：
- 保存所有与借款相关的转账凭证，无论是银行转账还是电子支付记录，都是证明借款事实的重要依据。
聊天记录或通话录音：
- 任何提及借款事宜的书面或口头沟通记录都应妥善保存，必要时可作为辅助证据。
三、依法追讨欠款
若沟通协商和证据保留均未能解决问题，可考虑通过法律途径来维护自身权益：
发送催款函：
- 通过邮政快递等方式向欠款人发送正式的催款函，明确列出借款金额、借款时间、还款要求及期限。
- 催款函具有一定的法律效力，并应保留好寄送凭证，以备后续需要。
申请支付令：
- 如欠款人承认借款事实但拒绝还款，且你与欠款人之间并无其他的债务纠葛，且支付令能够顺利送达欠款人手中的话，可向拥有管辖权的基层人民法院申请支付令。
- 在申请书中，应详细写下你所请求的金钱金额以及依据事实、证据来支撑该请求。
- 法院将依法向欠款人发出支付令，要求其在规定期限内偿还借款。若欠款人在规定期限内既未提出异议又未履行支付令，你可向法院申请强制执行。
提起诉讼：
- 若上述方法均无效，或欠款人否认借款事实，可依法向人民法院提起诉讼。
- 在诉讼过程中，需提交充分的证据证明借款事实的存在，如借条、转账记录、聊天记录等。
- 法院将根据法律和事实进行公正判决。如判决胜诉而欠款人仍不还款，可通过法院强制执行其财产来追回欠款。
在处理此类问题时，还需要注意以下几点：
- 诉讼时效：根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年。因此，要及时采取法律手段维护自身合法权益，避免超过诉讼时效。
- 保持冷静和理性：在整个过程中，保持冷静和理性至关重要。避免因一时冲动而破坏双方关系或造成不必要的法律纠纷。
- 咨询专业律师：虽然我在这里为你提供了详细的法律建议，但每个案件的具体情况都有所不同。如果你在处理过程中遇到任何疑问或困难，可以直接向我咨询，我会根据你的具体情况提供更具体的法律建议。
希望以上建议能对你有所帮助。如果你还有其他问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。