您好，关于地下室作为物业办公室是否需要备案的问题，根据我了解到的信息，如果地下室被用作物业办公室，且该地下室属于普通地下室范畴，那么在使用前是需要向所在地区住房城乡建设行政主管部门办理备案的。
具体来说，根据《北京市人民防空工程和普通地下室安全使用管理办法》的相关规定，使用普通地下室从事商业、文化娱乐业以及其他生产经营活动（包括作为物业办公室使用）或者作为居住场所的，在装饰装修及使用前都应当办理备案手续。
备案流程一般包括以下几个步骤：
准备申报材料：确保材料齐全、填写完整，并符合申请材料中的详细要求。申请材料的复印件版本应清晰，备案材料信息与证照信息内容一致，并按要求签字或盖章。
提交申请：可以通过网上申报或前往相关政务服务中心的窗口进行办理。
受理与审查：相关部门会对提交的材料进行受理和审查，确保材料符合受理标准。
实地勘察：相关部门可能会进行实地勘察，以确认现场情况与申请备案的规划用途一致，且与房屋所有权证记载内容相符。
决定与发证：如果审查通过，相关部门会出具《北京市普通地下室使用登记备案证明》；如果不符合审查标准，则会通知申请人进行整改。
因此，我建议您如果打算将地下室作为物业办公室使用，最好提前了解并办理相关的备案手续，以确保合法合规使用。如果您在办理过程中遇到任何问题或需要进一步的帮助，也可以随时联系我。