员工借公司备用金时，应当填写借款单，而非收据。具体来说：

一. 填写借款单

• 员工在领取备用金时，需要填写借款单，并作为“其他应收款”入账。这是因为此时员工尚未报销，公司需要记录这笔款项的借出情况。
• 借款单上应明确注明借款日期、借款人姓名、借款金额、借款用途以及预计还款日期等信息，以便后续跟踪和管理。

二. 报销时的处理

• 当员工前来报销时，根据报销金额与借支金额的关系，会有不同的处理方式：
  1. 报销金额小于借支金额：员工需交回借支余款，此时财务上应开出收款收据，用途栏注明“收回XX月XX日借支余款”，并将报销发票等凭证与收款收据一起作为原始凭证入账。
  2. 报销金额大于借支金额：公司需补付现金给员工，此时无需另开收据，只需凭实际报销单据入账即可。

三. 实际操作建议

• 在实际操作中，为确保财务流程的规范性和准确性，建议公司在员工领取备用金时统一使用借款单，并在报销时根据具体情况开具相应的收款收据或进行账务处理。
• 同时，公司应建立完善的备用金管理制度，明确备用金的申请、审批、使用、报销和归还等流程，以确保备用金的安全和有效使用。

综上所述，员工借公司备用金时应填写借款单而非收据，报销时根据具体情况进行账务处理。如有进一步需要，您可以继续咨询我。