关联交易应依据其性质分为日常性关联交易和偶发性关联交易,分别遵循不同的管理流程。
一. 日常性关联交易管理
- 统计下一年度关联交易金额:每年12月31日前,各管理部门、控股子公司及合并报表范围内的经营实体,需统计本单位下一年度预计将发生的关联交易金额,并填写《关联交易预计明细表》报给财务部。- 例如,某公司销售部预计下一年度将向关联公司采购原材料共计1000万元,则需将此金额统计并上报。
- 财务部汇总、统计:财务部根据各单位上报的关联交易预计数据,进行整理、分析、汇总,形成年度日常性关联交易预计汇总表,并报给董事会秘书,抄送董办。
- 履行审批程序和信披义务:董办根据年度日常性关联交易预计情况,履行相应的审批程序,如董事会或股东大会审议,并进行信息披露。
- 财务部跟进实际执行情况:财务部建立关联交易台账,每月编制关联交易明细表,上报给公司财务部,以掌握关联交易整体情况。
二. 偶发性关联交易管理
- 核对合同对手方:合同发起部门/单位需根据年初下发的关联方清单,仔细核对合同对手方是否为公司关联方。
- 征询意见与提供资料:如构成关联交易,应征询公司财务、董办等相关职能部门对关联交易有关事项的意见,并提供相关资料,包括关联方基本情况、交易的必要性说明、交易的标的、价格及定价政策等。
- 判断并履行审批程序:董办根据提供的资料判断是否需要履行相应审批程序。如需,则按照相关规定履行董事会/股东大会审议程序并披露。审议程序完成后,方可进入合同签订、合同付款等流程。
- 财务部记录:财务部需做好关联交易记录工作,并注意“累计计算原则”。
我建议公司在进行关联交易时,应严格遵守上述流程,确保关联交易的合规性和透明度。同时,公司也应加强内部控制和培训工作,提高员工的合规意识,确保关联交易的规范运作。如有进一步需要,您可以继续咨询我。