电子标没中标的标书系统需要保存。以下是详细的分析:
一. 法律法规的要求
《招标投标法实施条例》第五十六条:
- 招标人或者其委托的招标代理机构应当妥善保管招标过程中的文件资料,存档备查,并至少保存十五年。
《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六十七条(原文已失效,但精神仍具参考价值):
- 招标采购单位应当建立真实完整的招标采购档案,妥善保管每项采购活动的采购文件,并不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。这里面的投标文件没有说中标还是未中标,所以均须保存。
《政府采购代理机构管理暂行办法》的通知第十六条:
- 采购人和代理机构在委托代理协议中约定由代理机构负责保存采购文件的,代理机构应当妥善保存采购文件,不得伪造、变造、隐匿或者销毁采购文件。采购文件可以采用电子档案方式保存。采用电子档案方式保存采购文件的,相关电子档案应当符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规的要求。
二. 电子标书的特殊性
《招标投标电子文件归档规范》(国家档案局发布):
- 明确了招标人、招标代理机构、投标人、第三方平台机构均应承担相应的归档责任。规定归档范围涵盖招标投标各环节文件及元数据,包括招标、投标、开标、评标、中标(定标)等各个环节产生的具有保存价值的电子文件及其元数据。
电子标书的保存:
- 电子招标投标交易平台形成的招标投标电子文件,无论是否纳入归档范围,均应确定在原平台上保留的时间。如国家相关法规无明确规定,则至少保留3年,以便在需要时可以查询和利用。
三. 实践中的操作原则
以项目完结为限合理设置时限:
- 对于未中标单位,一般是自开标之日起最长90日其效力即丧失。但根据实际情况,对于合同执行期限较短的货物服务类的未中标单位,不存在质疑和投诉的前提下,保存期限在项目完成后半年左右即可或者项目验收合格完毕后为限。对于工程类项目可以保存至工程项目验收完毕。
招标人或其代理机构可以从多份文件中只保留正本或者一份文件作为存档资料。
采用光盘或者U盘文件等电子方式的投标文件,建议长期保存。
四. 我的观点
- 根据上述法律法规和实践原则,电子标没中标的标书系统需要保存。虽然法律法规没有明确规定未中标单位的投标文件必须保存15年,但从立法精神和实践操作来看,这些文件作为招投标过程的重要组成部分,应当妥善保存以备查。
- 我建议招标人或其委托的招标代理机构在实际操作中,根据项目的具体情况和当地的具体规定,合理设置未中标标书的保存期限,并确保所有招投标文件(包括中标和未中标)的完整性和可追溯性。
如有进一步需要,您可以继续咨询我。