当证人被采取留置措施时，相关的手续和流程主要遵循《中华人民共和国监察法》及其实施条例的规定。以下是对这一流程的详细解答：

一、留置措施的决策与报批

1. 监察机关在决定对证人采取留置措施时，必须经过集体研究决定。这一过程包括纪检监察机关内部的审查调查组提出留置建议，并提交给书记专题会议进行研究。会议一般由委主要领导、分管领导、审查调查部门（或专案组）主要负责人、案管室主要负责人等人员参加。
2. 如果需要报请同级党委审批，监察机关将以立案呈批报告等形式报同级党委主要负责人审批。
3. 采取留置措施后，纪委领导成员可以在纪委常委会会议上通报留置情况。

二、留置措施的执行

1. 在执行留置措施时，调查人员必须不少于两人，并向被留置人员宣布《留置决定书》，同时告知其权利义务，要求其在《留置决定书》上签名、捺指印。如果被留置人员拒绝签名、捺指印，调查人员应当在文书上记明情况。

三、公安机关的协助

1. 如果监察机关需要提请公安机关协助采取留置措施，应当按规定报批，并请同级公安机关依法予以协助。在提请协助时，监察机关需要出具《提请协助采取留置措施函》，明确列出提请协助的具体事项、建议，以及协助采取措施的时间、地点等内容，并附上《留置决定书》的复印件。
2. 如果因保密需要，不宜在采取留置措施前告知留置对象姓名的，监察机关可以在《提请协助采取留置措施函》中作出说明，并对所附的《留置决定书》复印件中的留置对象姓名进行保密处理。

四、特殊情况的留置措施

1. 对于已被限制人身自由的人（如被拘留、逮捕或正在监狱服刑的人员），一般不再采取留置措施。但如果确需采取留置措施，监察机关需要与相关司法机关和司法行政机关沟通一致后，再向相关机关出具公函并附《留置决定书》复印件等相关材料。
2. 留置措施与拘留、逮捕等措施具有互斥性，不得对同一审查调查（侦查）对象同时适用。如果犯罪嫌疑人、被告人被取保候审、监视居住（这些措施并未完全限制相关人员人身自由），监察机关则可以采取留置措施并及时通报有关机关。

五、留置措施的解除与衔接

当监察机关将案件移送检察机关审查起诉后，留置措施会在犯罪嫌疑人被执行拘留时自动解除。此时，公安机关会将执行拘留措施的回执复印件交由监察机关附卷，而监察机关则无需再出具解除留置措施文书。

综上所述，证人被采取留置措施时，需要经历决策与报批、执行、公安机关的协助、特殊情况的留置措施以及解除与衔接等多个环节。这些环节都严格遵循法律法规的规定，以确保留置措施的合法性和规范性。