书面催告函是一种正式的文件，用于提醒或催促对方履行某项义务，特别是支付欠款。以下是撰写书面催告函的一些详细步骤和建议，以及一个具体的模板，帮助您更好地理解和构建这样一份函件。

撰写步骤及建议

1. 标题与基本信息

   • 标题：应明确标注“催告函”或“催款函”字样，以及涉及的具体事项（如“关于XX合同欠款的催告函”）。
   • 基本信息：列明发送方（债权人）和接收方（债务人）的全称、地址、联系方式及日期，确保信息的准确性和完整性。

2. 事实陈述

   • 引用合同或协议：明确提及双方之间签订的合同或协议，包括合同编号、签订日期等关键信息，以增强函件的法律效力。
   • 说明履行情况：详细阐述发送方已按合同约定履行的义务，以及接收方未按约定履行的具体事项（如未支付款项）。
   • 欠款详情：明确指出欠款的金额、大写金额、约定还款日期及逾期天数，确保数据的准确无误。

3. 诉求表达

   • 明确要求：清晰、具体地要求接收方在限定时间内履行义务（如支付欠款），并提供明确的支付方式和账户信息。
   • 异议处理：为接收方提供反馈异议的渠道和时间限制，以减少争议升级的风险。

4. 后果警示

   • 法律后果：告知接收方如未按期履行义务，将可能面临的法律后果（如诉讼、费用承担等），但应避免使用威胁性语言。
   • 保持合法合规：确保所有措辞和行动都符合法律法规的要求。

5. 附件支持

   • 附上证据：如有合同复印件、对账单、往来邮件等证据材料，应一并附上，以增强函件的可信度和说服力。

6. 格式与排版

   • 专业格式：采用正式的商务信函格式，包括抬头、正文、结尾、签名和日期等部分。
   • 清晰排版：确保函件内容条理清晰、易于阅读。

催告函模板

[您的公司名称/个人姓名]
[公司地址/联系方式]
[日期]

致：[债务人公司名称/个人姓名]
[债务人地址]

主题：关于[合同编号/具体事项]的催告函

尊敬的[债务人名称]：

您好！

我司（或个人）与贵司（或您）于[合同签订日期]签订了《[合同名称]》（合同编号：[XXX]），根据合同约定，贵司（或您）应于[应付款日期]前向我司支付款项共计人民币[金额]元（大写：[大写金额]）。然而，截至本函发出之日，我司仍未收到上述款项，逾期已达[天数]天。

鉴于此，我司特此书面催告如下：

1. 请贵司（或您）于收到本函后[X]个工作日内，将上述欠款全额支付至我司指定账户（账户信息附后）。
2. 如对欠款金额或支付方式有异议，请于[X]个工作日内与我司联系并提供书面说明及相关证明材料。

如贵司（或您）未按期履行付款义务，我司将不得不考虑通过法律途径来维护自身合法权益，由此产生的一切费用及后果将由贵司（或您）承担。

望贵司（或您）能够重视此事，积极处理，避免不必要的法律纠纷。同时，我们也希望双方能够继续保持良好的合作关系。

此致
敬礼！

附件：
- 合同复印件（如有）
- 对账单（如有）
- 我司银行账户信息

联系人：[姓名]
联系电话：[电话]
电子邮箱：[邮箱]

[您的公司名称/个人签名]
[日期]

请根据实际情况调整上述模板中的具体内容，以确保催告函的准确性和有效性。在发送前，建议对函件进行仔细校对和法律审查，以确保其无误且符合法律法规的要求。