当甲方违反合同规定时，乙方可以采取一系列系统而有效的措施来维护自身权益。以下是一个详细且有条理的应对方案：

一、明确违约事实与合同权利

首先，乙方需要仔细审查合同条款，特别是关于违约责任、争议解决、赔偿及合同终止等方面的约定。这一步骤至关重要，它能帮助乙方准确识别甲方的违约行为，并明确自己在合同中的权利与救济途径。同时，乙方应全面收集证据，包括合同文本、沟通记录（如邮件、短信、会议纪要等）、履行凭证（如送货单、验收报告、付款记录等）以及其他能证明甲方违约行为和乙方损失的相关证据。这些证据将在后续的协商或法律程序中发挥关键作用。

二、优先尝试沟通协商

在确认甲方违约后，乙方应主动与甲方进行友好沟通。这包括向甲方发出书面通知，明确指出其违约行为及违反的合同条款，并要求甲方在一定期限内采取纠正措施或继续履行合同义务。书面通知应正式且保留送达凭证，以确保沟通的有效性。随后，双方可尝试通过面对面会议、电话或视频会议等方式进一步协商，探讨可能的解决方案。在协商过程中，乙方应保持冷静和理性，注重事实和证据的呈现，并尽量形成书面的会议纪要或备忘录以记录协商成果。如果原合同条款存在不明确或需调整之处，双方还可协商签订补充协议，对合同条款进行修改和完善。

三、依法追究违约责任

若沟通协商无果，乙方可根据合同约定及法律规定，依法追究甲方的违约责任。这包括：

1. 要求承担约定的违约责任：

   • 如果合同中明确约定了违约金条款，乙方有权要求甲方支付相应的违约金。违约金的数额应与违约造成的损失相当，以起到补偿和惩罚的作用。
   • 若合同中约定了定金条款，且甲方违约，乙方可依据定金罚则要求甲方双倍返还定金。

2. 要求赔偿损失：乙方可要求甲方赔偿因违约造成的实际损失，包括直接损失（如货物损失、费用支出等）和间接损失（如可得利益损失、业务中断损失等）。在要求赔偿时，乙方应提供充分的证据证明损失的存在和数额。

四、采取法律手段

若上述措施均无法解决问题，乙方可考虑采取法律手段来维护自身权益：

1. 发出律师函：乙方可委托律师向甲方发出正式律师函，明确指出其违约行为，并要求其在一定期限内采取补救措施或承担违约责任。律师函具有法律效力，能起到警示和督促作用。

2. 申请仲裁或提起诉讼：

   • 如果合同中约定了仲裁条款，乙方可向约定的仲裁机构申请仲裁。仲裁过程相对快捷且保密性较强，但裁决结果具有终局性。
   • 若合同未约定仲裁或仲裁条款无效，乙方可向有管辖权的人民法院提起诉讼。在诉讼过程中，乙方需按照法院的要求参与各项程序，包括举证、质证和辩论等。

五、注意事项

在处理甲方违约的整个过程中，乙方还需特别注意以下几点：

1. 保留证据：在整个过程中，乙方应妥善保留相关证据，以证明甲方的违约行为和自身的损失。这些证据将在后续的协商或法律程序中发挥关键作用。

2. 咨询专业律师：在采取任何法律行动前，建议乙方咨询专业律师的意见。律师能提供具体的法律建议和支持，帮助乙方制定合适的应对策略，并提供专业的法律帮助。

3. 保持冷静理性：无论选择哪种方式解决问题，乙方都应保持冷静和理性，避免采取过激行为或言辞。过激行为可能会对问题的解决产生不利影响，甚至可能导致乙方承担不必要的法律责任。

4. 注意时效问题：乙方还需特别注意诉讼时效问题。一般情况下，合同纠纷的诉讼时效为三年，从知道或应当知道权利受到损害以及义务人之日起计算。因此，乙方应及时采取行动，以免错过诉讼时效。

综上所述，当甲方违反合同规定时，乙方应依据合同约定和法律规定，采取有序且有效的措施来维护自身权益。通过明确违约事实、优先沟通协商、依法追究责任、采取法律手段以及注意相关事项，乙方可以最大限度地保护自己的合法权益。