询证函信息不符时，回函应明确指出差异并提供详细说明，确保内容清晰、准确且符合法律规范。具体撰写要点如下：

1. 回函格式与基本要素

   • 标题：直接注明“询证函回函（信息不符）”或类似表述，避免歧义。
     
   • 称谓：准确写明发函方名称（如“XX会计师事务所”或“XX公司财务部”）。
     
   • 正文开头：简短说明回函目的，例如：“我方已收悉贵方于[日期]发送的《询证函》（编号：[编号]），经核对，部分信息与实际情况不符，现将差异说明如下：”
     

2. 差异说明的核心内容

   • 逐项列明不符信息：
     
     • 明确指出询证函中具体哪一项（如账目金额、合同条款、交易日期等）与实际记录不一致。
       
     • 示例：“询证函第3项‘应收账款余额’记载为XX元，我方账面实际余额为XX元，差异XX元。”
       
   • 说明差异原因：
     
     • 客观陈述导致不符的事实依据（如已付款未入账、合同变更未更新、系统录入错误等）。
       
     • 示例：“差异原因系我方于[日期]收到贵方支付的XX元款项，但因财务系统延迟处理，截至询证函发送日尚未完成入账。”
       
   • 提供证明材料（可选）：
     
     • 若差异涉及复杂事实或可能引发争议，可附相关凭证（如银行回单、合同修正案、对账单等）作为回函附件，并注明“附件清单见文末”。
       

3. 法律风险防范要点

   • 避免主观评价：回函内容应仅限于陈述事实，勿使用“贵方错误”“我方无责”等可能引发对立情绪的表述。
     
   • 明确责任边界：若差异因对方原因导致（如未及时通知合同变更），可温和提示对方后续注意，例如：“建议贵方在后续业务中及时同步变更信息，以避免类似差异。”
     
   • 保留书面痕迹：回函需加盖公章或授权签字，并通过可追溯的邮寄方式（如EMS）或电子邮件（使用公司官方邮箱）发送，确保法律效力。
     

4. 示例模板（供参考）

   [公司名称]  
   [回函日期]  
   
   [发函方名称]：  
   我方已收悉贵方于[日期]发送的《询证函》（编号：[编号]），经核对，现就信息不符事项说明如下：  
   1. 询证函第2项“应付账款余额”记载为XX元，我方账面实际余额为XX元，差异XX元。  
     原因：我方于[日期]已支付XX元至贵方指定账户（银行回单编号：[编号]），但贵方未及时入账。  
   2. 询证函第5项“合同履行状态”记载为“未履行”，实际状态为“部分履行”。  
     原因：根据双方于[日期]签订的补充协议，合同标的数量已由XX变更为XX，我方已完成XX%交付义务。  
   
   附件：1. 银行付款回单复印件  
        2. 合同补充协议复印件  
   
   如有疑问，请联系：[联系人姓名及电话]  
   
   [公司公章]  
   

提示：若差异涉及重大金额或复杂法律关系（如债务纠纷、合同违约），建议回函前由法务或律师审核内容，避免因表述不当引发额外风险。如有具体场景需进一步分析，可直接向我咨询。