因客户原因取消合同，退回电梯定金可按以下要点撰写书面文件，核心是明确双方权利义务、退款条件及流程，避免后续纠纷：

一、文件类型选择

1. 《定金退还协议》
   若双方已就退款达成一致，建议签署书面协议，明确退款金额、时间、方式及违约责任，具有直接法律效力。
   
2. 《合同解除协议》+退款说明
   若原合同需同时解除，可在解除协议中约定定金处理条款，或单独附退款说明作为补充文件。
   
3. 律师函（如协商无果）
   若客户拒绝退款，可委托律师出具正式函件，依据《民法典》第587条主张权利，增加对方履约压力。

二、核心条款设计（以《定金退还协议》为例）

1. 双方信息
   写明甲乙双方名称、统一社会信用代码（或身份证号）、联系方式，确保主体明确。
   
2. 合同背景
   简述原合同签订时间、标的（如“XX型号电梯采购合同”）、定金金额及支付时间（例：“2023年X月X日，乙方向甲方支付定金5万元”）。
   
3. 退款原因
   明确因客户（乙方）原因取消合同，例如：“因乙方项目规划调整，于2023年X月X日书面通知甲方解除合同”。
   
4. 退款安排
   
   • 金额：写明退还定金的具体数额（如全额退还或扣除必要费用后退还）。
     
   • 时间：约定退款截止日期（例：“甲方应于本协议生效后5个工作日内退还”）。
     
   • 方式：指定银行转账或现金支付，并留存凭证。
     
5. 违约责任
   若一方未履行退款义务，需约定违约金（如每日0.05%利息）或赔偿范围（如诉讼费、律师费）。
   
6. 争议解决
   约定管辖法院（如甲方所在地法院）或仲裁机构，降低后续维权成本。
   
7. 生效条件
   明确协议签署方式（如双方盖章后生效）及份数（例：“一式四份，双方各执两份”）。

三、注意事项

1. 定金性质认定
   根据《民法典》第587条，若合同明确约定“定金”且金额不超过主合同标的20%，收受定金方不履行债务的应双倍返还，支付方不履行的无权要求返还。
   
   • 若客户违约：您作为收受方有权不退还定金，但若选择退还部分金额，需在协议中明确“甲方自愿退还XX元，乙方放弃追索剩余定金”。
     
   • 若您违约：需双倍返还定金，但若客户同意部分退款，可协商调整条款。
     
2. 证据留存
   保留客户取消合同的书面通知、定金支付凭证、原合同等文件，作为协议附件或诉讼证据。
   
3. 语言严谨性
   避免使用模糊表述（如“尽快退款”），需明确具体日期；对退款条件设置合理限制（如“乙方需先返还甲方已交付的电梯资料”）。

四、示例条款（节选）

第二条 退款安排
2.1 甲方应于本协议生效后3个工作日内，向乙方指定账户（开户行：XX银行；账号：XXXXXXXX）退还定金人民币3万元（大写：叁万元整）。
2.2 若甲方未按期退款，每逾期一日，应按未退还金额的0.05%向乙方支付违约金。

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