在合法收取员工身份证复印件的问题上，人力资源部需要严格遵守相关法律法规，确保员工的个人信息安全和合法权益不受侵害。以下是一些具体的操作建议：
首先，要明确收取身份证复印件的目的和必要性。通常，人力资源部在员工入职、办理社保、公积金等手续时，可能需要员工提供身份证复印件。然而，这些复印件的收取和使用必须基于合法、正当、必要的原则，并且需要事先告知员工相关用途。
其次，在收取身份证复印件时，应确保以下几点：
明确告知：在收取身份证复印件前，应明确告知员工复印件的用途、存储方式以及保护措施，确保员工知情同意。
限制收集范围：只收集与工作需要直接相关的个人信息，避免过度收集。对于不必要的个人信息，应坚决不予收集。
安全存储：建立安全的存储和管理制度，确保身份证复印件不会被泄露、滥用或丢失。应指定专人负责保管，并采取必要的物理和技术措施进行保护。
合规使用：在使用身份证复印件时，应严格遵守相关法律法规和公司内部规定，确保只在事先告知的范围内使用，并避免用于其他非法目的。
及时销毁：在身份证复印件使用完毕后，应及时进行销毁处理，确保不再保留任何个人信息。销毁方式应安全、可靠，避免造成信息泄露。
此外，根据公安部等8部门发布的公告，国家机关或有关单位及其工作人员不得擅自复印、扫描居民身份证。因此，人力资源部在收取和使用身份证复印件时，应特别注意遵守这一规定，避免擅自复制或传播员工的个人信息。
最后，建议人力资源部在制定相关政策和流程时，咨询专业的法律顾问或律师，确保所有操作都符合法律法规的要求，切实保护员工的个人信息安全和合法权益。