申请专利时的代理所立案处理，是指专利代理机构在接受申请人委托后，对专利申请案件进行初步审查、信息录入、材料整理及向国家知识产权局提交申请等一系列流程的操作。 以下是具体说明：

1. 案件初步审查：

   • 代理所在接受委托后，首先会对申请人提交的技术方案或设计进行初步审查，评估其是否符合专利申请的基本条件，如新颖性、创造性、实用性等（对于发明和实用新型专利）或新颖性、美感、适于工业应用等（对于外观设计专利）。
   • 审查过程中，代理所可能会与申请人沟通，对技术方案或设计进行必要的修改或完善，以提高申请的成功率。

2. 信息录入与材料整理：

   • 代理所会将申请人的基本信息、技术方案或设计的详细描述、权利要求书、说明书附图（如有）等材料进行整理，并录入专利管理系统中。
   • 这一过程中，代理所会确保所有材料的格式、内容等符合国家知识产权局的要求，避免因材料问题导致申请被驳回或延误。

3. 提交申请与缴费：

   • 代理所会代表申请人向国家知识产权局提交专利申请，并缴纳相应的申请费用。
   • 提交申请后，代理所会跟踪申请的进展情况，及时向申请人反馈国家知识产权局的审查意见或通知。

4. 后续跟进与答复：

   • 在专利申请过程中，国家知识产权局可能会发出审查意见通知书，要求申请人对申请文件进行修改或补充。
   • 代理所会代表申请人对审查意见进行答复，与审查员进行沟通，争取使申请获得授权。

5. 立案处理的注意事项：

   • 申请人应选择具有合法资质、信誉良好的专利代理机构进行委托，以确保申请的质量和效率。
   • 在委托代理所前，申请人应与代理所签订书面委托合同，明确双方的权利和义务。
   • 申请人应积极配合代理所的工作，及时提供所需材料和信息，确保申请的顺利进行。