结论：行政单位收取非本人在场且使用别人提交的本人作废的身份证办理业务，这一行为是否违法，需根据具体情况判断，但通常涉及违法风险，可能违反身份证管理规定及行政程序合法性要求。
分析如下：
身份证管理规定角度：
- 根据《中华人民共和国居民身份证法》的相关规定，居民身份证是公民的重要身份证明文件，具有唯一性和法定性。任何组织或者个人不得伪造、变造居民身份证，也不得使用伪造、变造的居民身份证。同时，公民在使用居民身份证时，应当确保身份证的真实性和有效性。
- 在本案例中，行政单位收取的是“作废的身份证”。如果行政单位在办理业务时未严格核实身份证的有效性，而仅凭他人提交的作废身份证进行办理，这可能违反了身份证管理规定中关于身份证真实性和有效性的要求。
行政程序合法性角度：
- 行政单位在办理业务时，应当遵循法定程序，确保业务的合法性和正当性。这包括核实申请人的身份信息、审查申请材料的真实性和完整性等。
- 如果行政单位在办理业务时，未要求本人在场，也未对身份证的真实性和有效性进行严格核实，而是仅凭他人提交的作废身份证进行办理，这可能违反了行政程序的合法性要求，导致行政行为的无效或可撤销。
具体情境下的违法性判断：
- 如果行政单位在办理业务时，明知或应知提交的身份证是作废的，或者未采取合理措施核实身份证的真实性和有效性，那么其行为可能构成违法。
- 如果行政单位在办理业务时，由于疏忽或过失未核实身份证的真实性和有效性，但并未造成严重后果，那么其行为可能不构成违法，但可能面临行政内部的纪律处分或责任追究。
法律建议：
- 对于行政单位而言，应当严格遵守身份证管理规定和行政程序合法性要求，确保在办理业务时核实申请人的身份信息，审查申请材料的真实性和完整性。如果发现提交的身份证是作废的或存在其他问题，应当立即拒绝办理业务，并报告相关部门进行处理。
- 对于公民而言，如果发现自己的身份证被他人冒用或作废后仍被使用，应当及时向公安机关报案，并配合公安机关进行调查处理。同时，也可以向相关行政单位提出异议，要求其纠正错误的行政行为。
可能后果：
- 如果行政单位的行为被认定为违法，那么其可能面临行政处罚、民事赔偿等法律责任。同时，相关责任人员也可能面临纪律处分或刑事责任追究。
- 如果公民的身份信息被冒用或作废后仍被使用，导致其遭受损失的，公民有权要求冒用者或相关行政单位承担赔偿责任。
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