在签订合同及提供送货单时，为确保交易的合法性和双方权益，通常需要准备和提供以下资料，我将分合同签订和送货单提供两个阶段为你详细说明：
合同签订阶段
主体资格证明：
- 公司：需提供营业执照副本复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明或授权委托书（如非法定代表人签署合同）。
- 个人：需提供身份证复印件。
- 特殊主体：如涉及外资、港澳台企业或特殊行业（如金融、医疗等），还需提供相关资质或许可证明。
合同文本：
- 明确双方权利义务、交易内容、价格、付款方式、交货时间、违约责任等条款。
- 合同应由双方签字或盖章确认，并注明签订日期。
其他补充资料：
- 如涉及担保，需提供担保人的身份证明及担保协议。
- 如涉及知识产权，需提供相关权利证明文件。
- 如合同涉及特定行业或领域，可能还需提供行业规范或标准文件。
送货单提供阶段
送货单原件：
- 送货单应详细列明货物名称、规格、数量、单价、总价等信息。
- 送货单应由送货人签字或盖章，并注明送货日期。
- 如可能，送货单上应加盖收货单位公章或由收货人签字确认。
合同复印件或相关条款摘录：
- 提供与送货单相关的合同复印件或合同中关于交货、验收、付款等条款的摘录，以证明送货的合法性和依据。
运输单据：
- 如货物通过第三方运输，需提供运输单据（如运单、提单等）作为货物已发出的证明。
其他相关证明：
- 如货物有特殊要求（如冷藏、防潮等），需提供相应的运输和储存条件证明。
- 如货物涉及质量检验或认证，需提供质量检验报告或认证证书。
注意事项：
- 在签订合同和提供送货单时，务必确保所有资料的真实性和完整性。
- 如有任何疑问或不确定之处，建议及时与对方沟通并寻求法律意见，你可以直接向我咨询。
- 保留好所有资料的复印件或电子版，以备不时之需。