在工程不能分包的情况下，实际上是不应该签订分包合同的，因为这违反了相关法律法规以及可能存在的总承包合同中的明确规定。不过，为了全面解答您的疑问，并假设在一种特殊且合法的情境下（比如政策调整、合同条款变更等导致原本不能分包的工程现在可以分包，但这种情况极为罕见且需严格遵循法律程序），我们来探讨一下如果确实需要签订分包合同，应该遵循哪些步骤和注意事项：
一、确认分包的合法性与前提条件
法律审查：
- 首先，必须依据最新的《建筑法》《民法典》等相关法律法规，确认当前工程是否确实允许分包。
- 如果原本的总承包合同中明确禁止分包，那么必须与建设单位协商并取得其书面同意，修改总承包合同或签订补充协议，明确分包的具体条款和条件。
政策与合同变更：
- 关注是否有新的政策出台或合同条款的变更，使得原本不能分包的工程现在可以分包。
- 确保所有变更都经过合法程序，并有书面文件作为依据。
二、严格审查分包商资质与信誉
资质核验：
- 核验分包商的营业执照、资质证书、安全生产许可证等，确保其具备承接分包工程的合法资格。
- 确认分包商的资质等级与分包工程的要求相匹配。
信誉评估：
- 评估分包商的业绩、信誉和财务状况，了解其过往项目的完成情况、客户评价以及是否存在法律纠纷。
- 可以通过查询行业报告、咨询同行或进行实地考察等方式进行信誉评估。
三、详细协商合同条款
合同主体信息：
- 明确双方当事人的全称、法定代表人、地址、联系方式等基本信息，确保合同主体的准确性。
工程概况与分包范围：
- 详细描述分包工程的名称、地点、规模等基本信息。
- 以附件形式细化分包内容和工作界面，避免模糊表述导致的争议。
工期、质量与价格：
- 确定开工、竣工日期及总日历天数，明确工期延误的责任和处理方式。
- 约定工程质量标准，包括验收规范、标准及设计文件要求。
- 明确合同价款的计算方式（固定总价、单价或可调价格）及包含内容，详细规定工程款支付方式、时间节点、比例及变更费用的处理。
双方权利与义务：
- 界定双方在施工过程中的具体权利和义务，包括协调管理、施工安全、环保等方面的责任。
- 明确分包商在施工过程中的独立责任，以及总承包商对分包商的监督和管理责任。
违约责任与争议解决：
- 约定违约情形及应承担的责任，如工期延误、质量不合格等违约金计算方式和支付时间。
- 选择争议解决方式（协商、仲裁或诉讼），并明确仲裁机构或管辖法院。
四、合同的签订、备案与履行
审核与签字盖章：
- 双方应仔细审核合同文本，确保内容符合意愿和法律法规要求。
- 法定代表人或其授权代表在合同上签字并加盖单位公章或合同专用章。
合同备案：
- 根据当地建设行政主管部门的要求，将合同进行备案，确保合同合法有效。
全面履行合同：
- 双方应按合同约定全面履行义务，及时沟通解决合同履行中的问题。
- 总承包商应加强对分包商的监督和管理，确保分包工程的质量和进度符合要求。
五、特别注意事项
- 合法性：在整个过程中，必须确保所有行为都符合法律法规的要求，避免违法分包带来的法律风险。
- 透明度：保持与建设单位的充分沟通，确保其对分包情况有全面了解，并取得其书面同意。
- 风险管理：对分包商可能带来的风险进行充分评估和管理，包括质量风险、进度风险、安全风险等。
总结：在工程原本不能分包的情况下，签订分包合同是极其复杂且风险极高的行为。除非有明确的法律或合同依据允许分包，否则应避免此类行为。如果确实需要分包，必须严格遵循上述步骤和注意事项，确保分包的合法性、安全性和有效性。