合同履约验收单通常在以下情况下需要使用：

1. 合同履行完毕或阶段性完成时：

   • 当合同双方约定的义务已经全部履行完毕，或者按照合同约定，某一阶段的义务已经完成时，为了确认合同的实际履行情况，并作为后续结算、付款或进一步合作的依据，通常会需要填写合同履约验收单。例如，在建设工程合同中，当工程按照设计要求完成并经过初步验收后，双方会签署验收单，确认工程的质量、数量等符合合同要求。

2. 需要明确责任划分时：

   • 在合同履行过程中，如果出现了质量问题、数量不符或其他争议，为了明确双方的责任，避免后续纠纷，也会在问题解决后填写合同履约验收单。通过验收单上的详细记录，可以清晰地看出哪一方在哪些方面存在问题，从而为后续的责任追究或赔偿提供依据。

3. 作为付款或结算的凭证时：

   • 在许多合同中，付款或结算往往与合同的履行情况紧密相关。当合同履行完毕或达到付款条件时，验收单可以作为付款或结算的重要凭证。例如，在采购合同中，供应商提供货物后，采购方会进行验收，并在验收合格后签署验收单，作为支付货款的依据。

4. 需要留存书面证据时：

   • 在商业活动中，书面证据往往具有更高的证明力。合同履约验收单作为一种书面文件，可以记录合同履行的具体情况，包括时间、地点、内容、质量等关键信息。这些信息在后续可能出现的纠纷中，可以作为重要的证据来支持某一方的主张。

法律建议：

• 确保验收单的详细性和准确性：在填写合同履约验收单时，应尽可能详细地记录合同履行的各个方面，包括时间、地点、内容、质量、数量等关键信息。同时，要确保这些信息的准确性，避免因为信息错误或遗漏而引发后续纠纷。
• 双方签字确认：合同履约验收单应由合同双方共同签字确认，以确保其法律效力。签字前，双方应仔细阅读验收单的内容，确保没有异议或遗漏。
• 妥善保管验收单：作为重要的书面证据，合同履约验收单应妥善保管。在可能的情况下，可以将其扫描或复印多份，分别由合同双方或相关第三方保管，以备不时之需。

如果你在合同履约过程中遇到了任何问题，或者对合同履约验收单的填写、使用有疑问，都可以直接向我咨询，我会根据你的具体情况提供专业的法律建议。