用人单位在约定入职时，通常需要向劳动者发送录用通知（Offer Letter）及相关入职指引文件。具体来说，用人单位在确定录用劳动者后，为明确双方的权利义务、确保入职流程的顺利进行，一般会发送以下文件：

1. 录用通知（Offer Letter）
   这是用人单位向劳动者发出的正式录用文件，通常包含以下核心内容：

   • 录用岗位、职位名称及工作地点；
     
   • 劳动合同期限（如试用期、正式合同期限）；
     
   • 薪酬结构（基本工资、绩效奖金、补贴等）及发放方式；
     
   • 报到时间、地点及需携带的材料（如身份证、学历证书、离职证明等）；
     
   • 其他福利（如社保、公积金、年假等）的简要说明；
     
   • 录用通知的生效条件（如背景调查、体检合格等）；
     
   • 用人单位的联系方式及劳动者确认录用的方式（如签字回传、邮件确认等）。
     作用：录用通知是双方建立劳动关系的初步意向，具有法律约束力（尤其在明确约定生效条件时）。若用人单位单方面撤销录用通知，可能需承担缔约过失责任。

2. 入职指引文件
   为帮助劳动者顺利完成入职手续，用人单位可能还会发送以下文件：

   • 入职须知：包含报到流程、需提交的材料清单、办公设备领取方式等；
     
   • 劳动合同草案：部分用人单位会提前发送劳动合同草案，供劳动者审阅并提出修改意见；
     
   • 规章制度告知书：明确用人单位的规章制度（如考勤、奖惩、保密等），要求劳动者签字确认；
     
   • 其他协议：如竞业限制协议、保密协议等（根据岗位需求发送）。
     作用：这些文件旨在规范入职流程，确保劳动者了解用人单位的要求，同时为后续签订劳动合同奠定基础。

注意事项：

• 录用通知需明确生效条件（如“本录用通知以您通过背景调查和体检为前提”），避免因条件不成就导致纠纷；
  
• 劳动合同与录用通知内容不一致时，以劳动合同为准（但录用通知中更优厚的条件可能被认定为对劳动者的承诺）；
  
• 劳动者收到录用通知后，若因个人原因拒绝入职，通常无需承担法律责任（但可能影响职业信誉）。
  

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