还款计划到期未还时，书面沟通的核心在于明确欠款事实、提出合理诉求并保留法律证据，以下是具体撰写建议及模板参考：

一、书面沟通的核心原则

1. 事实清晰：需明确原还款计划的具体内容（如金额、期限、方式）、到期未还的事实及欠款金额计算依据。
2. 诉求明确：需提出具体要求（如立即还款、分期还款、承担违约责任等），避免模糊表述。
3. 法律威慑：可引用《民法典》中关于借款合同、违约责任的规定（如第675条、第577条），增强书面文件的法律效力。
4. 证据保留：书面文件需通过邮寄（留存邮寄凭证）或电子邮件（保留发送记录）等方式送达，确保可追溯。

二、书面文件类型及适用场景

根据双方关系及欠款性质，可选择以下两种形式：

1. 催款函（适用于友好协商阶段）

适用场景：双方仍有合作可能，希望通过非诉讼方式解决。
核心内容：

• 陈述原还款计划的具体条款（如“根据202X年X月X日签订的《还款协议》，您应于202X年X月X日前偿还本金XX元及利息XX元”）；
  
• 明确逾期事实（如“截至本函发出之日，您仍未履行还款义务，逾期已达XX日”）；
  
• 提出合理诉求（如“请于收到本函后3日内偿还全部欠款，否则将依法追究违约责任”）；
  
• 保留法律权利声明（如“本函不构成对您任何权利的放弃，我方仍保留通过诉讼等途径追偿的权利”）。
  

模板参考：

催款函
致：XXX（欠款方姓名/公司名称）
根据我方与您于202X年X月X日签订的《还款协议》，您应于202X年X月X日前偿还借款本金人民币XX元及利息XX元。截至本函发出之日，您仍未履行还款义务，逾期已达XX日。
现郑重函告：请于收到本函后3日内偿还全部欠款，否则我方将依法采取包括但不限于诉讼、申请财产保全等措施追偿，由此产生的诉讼费、律师费等费用将由您承担。
特此函告！
函告人：XXX（债权人姓名/公司名称）
日期：202X年X月X日

2. 律师函（适用于协商无果或需强化法律威慑时）

适用场景：欠款方拒不回应或态度强硬，需通过专业法律文件施压。
核心内容：

• 律师身份声明（如“本律师受XXX委托，就您拖欠还款事宜出具本函”）；
  
• 事实与法律依据（如“根据《民法典》第675条，借款人应按约定期限返还借款；第577条，当事人一方不履行合同义务的，应承担违约责任”）；
  
• 严重后果警示（如“若您未在指定期限内还款，我方将向法院提起诉讼，并申请冻结您的银行账户、查封财产等”）；
  
• 明确回复期限（如“请于收到本函后5日内书面回复还款计划，否则视为拒绝协商”）。
  

模板参考：

律师函
（202X）XX律函字第XX号
XXX（欠款方姓名/公司名称）：
本律师受XXX委托，就您拖欠还款事宜出具本函。根据委托人提供的《还款协议》及转账记录，您应于202X年X月X日前偿还借款本金人民币XX元及利息XX元，但截至本函发出之日仍未履行。
根据《民法典》第675条、第577条，您已构成违约，应立即偿还欠款并支付逾期利息（计算方式：以XX元为基数，按LPR的1.5倍自202X年X月X日起计至实际清偿之日）。
现要求：请于收到本函后5日内书面回复还款计划，否则委托人将依法向法院提起诉讼，并申请财产保全，由此产生的诉讼费、律师费（XX元）等费用将由您承担。
特此函告！
XXX律师事务所
律师：XXX
日期：202X年X月X日

三、注意事项

1. 送达方式：优先选择EMS邮寄（备注文件名称）或电子邮件（要求对方确认收悉），避免口头通知无证据。
   
2. 后续行动：若对方仍不回应，需在3年诉讼时效内（自还款期限届满之日起算）及时起诉，否则可能丧失胜诉权。
   
3. 个性化调整：根据欠款性质（如借款、货款、工程款）调整法律依据及诉求，例如货款纠纷可引用《民法典》第626条（买受人支付价款义务）。
   

如需进一步协助撰写或审核书面文件，可直接向我提供具体信息（如原还款协议、欠款金额、对方身份等），我将为您定制专业方案。