当证人不能出庭时，这确实可能会给诉讼程序带来一定的影响，但法律也提供了相应的解决方案来应对这种情况。以下是根据相关法律条款，为您详细解答证人不能出庭时的处理办法：

一、证人不能出庭的法定情形

根据《中华人民共和国民事诉讼法》及相关司法解释，证人因以下情形之一不能出庭的，经人民法院许可，可以通过书面证言、视听传输技术或者视听资料等方式作证：

1. 健康原因：证人因身患严重疾病或行动极为不便，无法亲自出庭。
2. 路途遥远，交通不便：证人居所远离开庭地点，且交通极为不便，难以按时到达法庭。
3. 自然灾害等不可抗力：如地震、洪水等自然灾害导致证人无法出庭。
4. 其他有正当理由：包括但不限于身处国外短期无法回国、有其他客观原因确实无法出庭等。

二、证人不能出庭时的作证方式

在证人无法出庭的情况下，人民法院可以准许其通过以下方式作证：

1. 书面证言：证人可以提交书面陈述，详细描述其所知悉的案件情况。
2. 视听传输技术：如视频会议等，使证人能够在远程地点通过视频方式作证。
3. 视听资料：如录音、录像等，记录证人的证言以供法庭审查。

三、证人出庭作证的费用及补助

根据法律规定，证人因履行出庭作证义务而支出的交通、住宿、就餐等必要费用以及误工损失，由败诉一方当事人负担。若当事人申请证人作证，则由该当事人先行垫付；若人民法院通知证人作证，则由人民法院先行垫付。对于证人不能出庭但通过其他方式作证的，其因作证而产生的合理费用，人民法院也应当给予补助。

四、特殊案件中的证人保护措施

在审判危害国家安全犯罪、恐怖活动犯罪、黑社会性质的组织犯罪、毒品犯罪等案件时，若证人、鉴定人、被害人因出庭作证而面临人身安全危险，人民法院应当采取不公开其真实姓名、住址和工作单位等个人信息，或者不暴露其外貌、真实声音等保护措施。

五、实际操作建议

1. 及时沟通：若证人因故不能出庭，应尽早与法院沟通，说明原因并申请通过其他方式作证。
2. 准备证据：证人应准备详细的书面证言或视听资料，确保其证言的真实性和完整性。
3. 遵守法律程序：证人应遵守法律程序，按照法院的要求进行作证，并签署保证书以确保其证言的真实性。

综上所述，当证人不能出庭时，法律提供了多种解决方案来确保诉讼程序的顺利进行。证人应尽早与法院沟通并申请通过其他方式作证，同时遵守法律程序并准备充分的证据。