职务侵占退赃的最佳时间是在被司法机关发现或立案侦查之前主动退还。以下是对此问题的详细分析，帮助您从不同角度理解退赃时机的选择：
一、法律效果最大化角度
提前退赃的积极影响：
- 根据《刑法》的相关规定，在提起公诉前将挪用的资金退还的，可以从轻或者减轻处罚；情节显著轻微且危害不大的，甚至可能不认为是犯罪。提前退赃能够充分体现您的悔罪态度，直接影响量刑幅度，为您争取更轻的刑罚。
案例支撑：
- 例如，张某挪用公款80万，在立案前全额退还并自首，最终获得了不起诉的决定。这充分说明了提前退赃在法律效果上的优势。
二、证据链阻断角度
避免证据固定：
- 在司法机关介入前退赃，可以避免形成完整的证据链条。一旦进入侦查阶段，您的行为、资金流向等证据都可能被固定，增加后续指控的压力。提前退赃可以降低这种风险。
程序简化效益：
- 主动退赃还可能促使案件在侦查阶段终止，避免移送起诉。如某公司财务在内部审计发现问题后立即退还50万元，公安机关最终撤销了案件。这显示了提前退赃在程序上的简化效益。
三、不同阶段的退赃影响
立案前退赃：
- 如前所述，立案前退赃可能免除刑事处罚，是最佳的选择时机。
侦查阶段退赃：
- 在侦查阶段退赃，虽然无法完全免除刑事处罚，但可以从轻或减轻处罚。例如，李某侵占货款120万，在侦查期间退赔60%，最终获得了缓刑判决。
审判阶段退赃：
- 在审判阶段退赃，虽然量刑时也会酌情考虑，但相比前两个阶段，其减轻刑罚的效果可能较弱。如王某被判职务侵占罪后退赃，刑期减少了1年，但相比立案前或侦查阶段退赃，其效果显然不如。
四、退赃操作的关键要点
完整性要求：
- 退赃时必须退还全部违法所得及利息。如果侵占的是设备，需要返还原物或等值价款，确保数额与查证事实完全吻合。
方式选择规范：
- 退赃应通过单位账户转账至司法机关指定账户，并保留好凭证。避免使用现金交付等无法追溯的方式，以确保退赃行为可被有效认定。
总结与建议：
职务侵占退赃的最佳时间是在被司法机关发现或立案侦查之前。这不仅有助于最大化法律效果，还能阻断证据链的形成，简化程序，为您争取更轻的刑罚。如果已经进入侦查或审判阶段，虽然退赃仍然有一定作用，但效果可能不如立案前。因此，我建议您在发现职务侵占行为后，尽快考虑退赃事宜，并咨询专业律师以获取更具体的法律建议。如果您有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。