双方自愿达成退款协议时，可以按照以下步骤处理，确保协议合法有效并顺利履行：

1. 明确协议内容
   首先需确保协议条款清晰、具体，包括退款金额、支付方式、时间节点、违约责任等核心要素。例如，若涉及分期退款，需明确每期金额及截止日期；若涉及违约金，需约定计算方式（如按未退款金额的日万分之五计算）。根据《民法典》第四百七十条，书面形式能最大限度规避争议，建议通过邮件、微信或纸质文件固定协议内容。

2. 履行协议义务
   协议生效后，双方应按约定履行。若一方未按期退款，另一方可先发送书面催告函（保留邮寄凭证），明确要求对方在合理期限内（如7日）履行义务。若仍不履行，可依据《民事诉讼法》向法院申请支付令，或直接起诉要求退款并主张违约金。需注意，若协议未约定违约金，法院可能仅支持资金占用期间的利息（按LPR计算）。

3. 特殊情形处理

   • 协议显失公平：若一方利用优势地位迫使对方接受明显不合理的退款条件（如仅退10%款项），受损害方可在知道撤销事由之日起1年内申请法院撤销协议（《民法典》第一百五十一条）。
     
   • 协议无效情形：若协议内容违反法律强制性规定（如退款涉及非法集资款项），或存在恶意串通损害第三方利益的情况，协议自始无效，双方需返还已取得的财产。
     
   • 履行不能：若因不可抗力（如自然灾害、政策调整）导致无法履行，受影响方应及时通知对方并提供证明，双方可协商变更或解除协议。

温馨提示：若涉及大额退款（如超过1万元），建议委托律师起草协议并见证签署，或通过公证增强协议效力。若在履行过程中遇到对方拖延、拒付等情况，可随时向我咨询具体应对方案，我会结合协议条款及实际情况提供法律指导。