在没有业主委员会（业委会）的情况下，要召开业主大会并进行相关事项的表决，确实需要遵循一系列严谨且合法的程序，其中筹备组的成立是至关重要的一步。以下是对这一问题的详细解答：
一、筹备组的成立与职责
召集人确定：
- 根据《物业管理条例》的相关规定，当小区没有业委会时，应由物业所在地的居民委员会或村民委员会，在街道办事处或乡镇人民政府的指导下，负责组织召开业主大会。
筹备组组成：
- 筹备组由居民委员会或村民委员会的代表以及业主代表共同组成。业主代表应广泛代表不同楼栋、不同户型的业主利益，确保筹备工作的公正性和代表性。业主代表可以通过社区公告、自荐或推荐的方式产生。
筹备组职责：
- 筹备组负责制定业主大会的会议方案、确定会议议程、确认业主身份及投票权数等关键工作。这些工作为业主大会的顺利召开奠定了基础。
二、筹备组的具体工作
业主身份与投票权数确定：
- 业主身份依据房屋所有权证明进行确认，如有争议，需依法进行认定。
- 投票权数一般按照专有部分面积计算，具体方法可以依据不动产登记簿、测绘机构的实测面积或房屋买卖合同中记载的面积来确定。
会议筹备与通知：
- 筹备组需确定会议的形式（集体讨论或书面征求意见）、时间、地点以及内容，并提前至少15日通过小区显著位置张贴公告、业主微信群等多种渠道通知业主，确保每位业主都能知悉会议信息。
三、业主大会的召开与表决
会议组织：
- 如果是集体讨论形式，筹备组需安排专人维持秩序、记录会议内容；如果是书面征求意见形式，则需确保表决票发放到位，并设置投票箱供业主投票。
规范表决：
- 业主需填写表决票来表达自己的意见。不能亲自投票的业主可以委托代理人进行投票，但代理人需出示委托书及身份证件。
- 表决过程需公开、公正、透明，由筹备组或指定的监票人、计票人负责开箱验票、统计票数。
四、结果公示与备案
结果公示：
- 表决结果需在小区显著位置公示不少于15日，公示内容包括表决事项、各类票数以及最终结果，确保业主的知情权。
备案程序：
- 筹备组需将会议记录、表决结果等资料整理成册，向街道办事处或乡镇人民政府进行备案，以确保程序的合法性和有效性。
五、特殊情况与表决规则
特殊情况处理：
- 在业委会乱作为、不作为等特殊情况下，如果20%以上的业主联名提议，居委会可以代行业委会的职责，召开业主大会。
表决规则遵循：
- 根据《中华人民共和国民法典》和《物业管理条例》的相关规定，业主大会的表决需满足专有部分面积占比三分之二以上且人数占比三分之二以上的业主参与。
- 一般事项过半数同意即可通过；重要事项如选举业委会、选聘物业服务企业等则需更高比例的同意。
六、注意事项
- 程序合法性：确保所有程序都符合法律法规的要求，以保障业主大会的合法性和有效性。
- 沟通与协商：在筹备和召开业主大会的过程中，要充分听取业主的意见和建议，确保决策能够反映多数业主的意愿。
- 信息透明：重要信息如筹备组的成立、候选人产生、会议时间地点等应及时进行公示公告，保证信息的透明度。
综上所述，在没有业委会的情况下召开业主大会并表决相关事项，确实需要成立筹备组来负责筹备工作。筹备组的成立和运作是确保业主大会合法、公正、透明召开的关键。希望这些解答能够帮助您更好地理解和处理相关问题。