在租客拖欠房租准备起诉的情况下，发函给租客的核心目的是正式催告其履行支付房租的义务，并告知其若不履行将面临法律诉讼，以下为你详细介绍发函步骤及函件内容要点：

发函步骤

1. 确定函件类型
   • 通常选择律师函或催告函。律师函由律师出具，更具法律威慑力，能明确传达你已严肃对待此事并可能采取法律行动的信号；催告函可由你自己起草发送，相对简便，但法律效力稍弱。若想增强效果且预算允许，建议选择律师函。
2. 收集证据材料
   • 整理好租赁合同，这是证明双方租赁关系及租金约定的重要依据；收集租客拖欠房租的证据，如租金支付记录（银行转账记录、微信或支付宝转账截图等）、催缴记录（短信、微信聊天记录、通话录音等）。
3. 撰写函件
   • 若选择自己撰写催告函，要确保内容清晰、准确、有条理；若委托律师出具律师函，需向律师提供上述收集的证据材料及相关信息，配合律师完成函件撰写。
4. 发送函件
   • 可通过邮寄（建议使用EMS，保留好邮寄凭证，如快递单号、签收记录等）或直接送达（若租客愿意接收）的方式将函件发送给租客。

函件内容要点（以催告函为例）

1. 标题
   • 明确写明“房租催告函”，让租客一眼就能了解函件的主要内容。
2. 双方信息
   • 写明出租方（你）和承租方（租客）的姓名、身份证号码（或统一社会信用代码，如果是单位）、联系方式、地址等信息，确保函件能准确送达租客。
3. 事实陈述
   • 详细说明租赁房屋的基本情况，包括房屋地址、面积、租赁期限等；明确租金标准、支付方式和支付时间；陈述租客拖欠房租的具体情况，如拖欠的租金金额、拖欠的起止时间等。
   • 示例：“你与我于[具体日期]签订了《房屋租赁合同》，约定你承租我位于[房屋地址]的房屋，租赁期限自[起始日期]至[结束日期]，租金为每月[具体金额]元，支付方式为[支付方式，如每月[具体日期]前支付]，支付至我指定账户[账户信息]。然而，自[拖欠起始日期]起，你未按合同约定支付租金，截至本函发出之日，你已拖欠租金共计[具体金额]元。”
4. 催告内容
   • 明确要求租客在收到函件后的合理期限内（一般为3 - 7天）支付拖欠的房租，并告知其若逾期未支付将承担的法律后果，如解除租赁合同、要求支付违约金、通过法律途径追讨租金及可能产生的诉讼费、律师费等费用。
   • 示例：“现我正式催告你，请在收到本函之日起[具体天数]日内，将拖欠的租金[具体金额]元支付至我指定账户[账户信息]。若你逾期未支付，我将依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，解除与你签订的《房屋租赁合同》，并要求你承担违约责任，包括但不限于支付违约金[具体金额]元、赔偿我因你违约所遭受的损失（如房屋空置损失等），同时我将通过法律途径追讨你拖欠的租金及可能产生的诉讼费、律师费等费用。”
5. 结尾
   • 写明发函人（你）的姓名或名称，并签名或盖章；注明发函日期。

示例催告函

房租催告函

致[租客姓名]：

你与我于[具体日期]签订了《房屋租赁合同》（以下简称“合同”），约定你承租我位于[房屋地址]的房屋，租赁期限自[起始日期]至[结束日期]，租金为每月[具体金额]元，支付方式为[支付方式，如每月[具体日期]前支付]，支付至我指定账户[账户信息]。

然而，自[拖欠起始日期]起，你未按合同约定支付租金。截至本函发出之日，你已拖欠租金共计[具体金额]元。你的行为已构成严重违约，给我造成了经济损失。

现我正式催告你，请在收到本函之日起[具体天数]日内，将拖欠的租金[具体金额]元支付至我指定账户[账户信息]。若你逾期未支付，我将依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，解除与你签订的《房屋租赁合同》，并要求你承担违约责任，包括但不限于支付违约金[具体金额]元、赔偿我因你违约所遭受的损失（如房屋空置损失等），同时我将通过法律途径追讨你拖欠的租金及可能产生的诉讼费、律师费等费用。

特此催告！

发函人（签名/盖章）：[你的姓名或名称]

发函日期：[具体日期]

若你选择委托律师出具律师函，律师会根据具体情况对函件内容进行调整和完善，以确保函件的法律效力和专业性。在发送函件后，若租客仍未支付房租，你可以根据函件中约定的期限和法律后果，考虑向法院提起诉讼。如果你在发函或后续诉讼过程中有任何疑问，都可以直接向我咨询。