分公司投标时，可以使用其他分公司的人员，但需满足一定条件。以下从法律基础、实际操作及风险管理三个角度进行详细分析：
一、法律基础与合法性
根据《中华人民共和国公司法》第十四条，分公司不具有法人资格，其民事责任由总公司承担。这意味着，从法律层面看，分公司作为总公司的组成部分，与总公司视为一个整体。因此，分公司人员作为公司整体人力资源的一部分，参与其他分公司的投标活动，并不存在法律障碍。总公司有权调配包括分公司在内的内部资源，以完成特定的商业活动，如投标。
二、实际操作中的考量
招标文件要求：
- 实践中，分公司人员能否参与其他分公司的投标，首先需仔细研读招标文件的具体要求。若招标文件明确规定投标人员必须是特定分公司在册人员，且未提及其他分公司人员，则其他分公司人员的参与可能不被认可。在此情况下，应严格遵守招标文件的规定，以避免因不符合要求而导致的投标无效。
总公司内部管理规定：
- 总公司可能基于内部管理、资质维护、风险控制等方面的考虑，制定相关规定来限制或允许分公司人员参与其他分公司的投标项目。例如，总公司可能规定只有特定部门或特定分公司的人员才能参与投标工作。因此，在参与投标前，必须了解并遵循总公司的内部管理规定。
三、风险管理与合规性
明确授权与指导：
- 为确保其他分公司人员参与投标的合法性和有效性，总公司或相关分公司应出具明确的授权委托书，说明参与投标分公司人员的职责、权限以及代表哪个分公司参与投标的具体事项。这有助于避免可能的纠纷和法律责任。
培训与管理：
- 总公司或相关分公司应加强对参与投标分公司人员的培训和管理，确保其具备相应的专业能力和资质，并明确了解总公司的规章制度和业务流程。通过培训和管理，可以降低分公司人员未按照指示行事或超越授权范围而带来的风险。
遵守法律法规：
- 在整个投标过程中，参与投标的分公司人员必须严格遵守相关法律法规的规定，不得进行任何违法违规行为。总公司或相关分公司也应加强对参与投标分公司人员的监督和指导，以确保其行为的合规性。
总结与建议：分公司投标时可以使用其他分公司的人员，但必须在总公司的明确授权和指导下进行，并严格遵守招标文件的要求、总公司的内部管理规定以及相关法律法规的规定。若在实际操作中遇到任何疑问或问题，欢迎随时向我咨询，我将为你提供专业的法律意见。