涉案记录的形成条件主要基于我国国家专门机关对犯罪人员的客观记载。具体来说，涉案记录（或犯罪记录）的形成需要满足以下条件：

1. 人民法院生效裁判文书确认有罪：

   • 这是形成涉案记录（犯罪记录）的最主要条件。只有当一个人经过人民法院的审判，并被生效的裁判文书确认有罪时，才会形成涉案记录。

2. 国家专门机关的客观记载：

   • 涉案记录是由我国国家专门机关（如公安机关、检察院、法院等）对犯罪人员的行为进行客观记载而形成的。这种记载具有权威性和法律效力。

3. 排除其他无罪情况：

   • 依据公安部《公安机关办理犯罪记录查询工作规定》，除人民法院生效裁判文书确认有罪外，其他情况均应当视为无罪，不会形成涉案记录。

此外，关于涉案记录（或犯罪记录）的查询和使用，也有一些相关的规定和注意事项：

• 查询渠道：

  • 在一些地区，如湖北，可以通过线上渠道（如湖北公安政务服务平台）或线下渠道（如户籍地派出所或居住地派出所）查询无犯罪记录证明（即证明无涉案记录）。
  • 在重庆等地区，还推出了“一案一码·刑事案件查询”应用，方便当事人、辩护人和诉讼代理人等查询其所涉刑事案件的程序性信息。

• 使用限制：

  • 无犯罪记录证明（即证明无涉案记录）不能一直使用，其上均写明了有效期，超过有效期就无法产生法律效力。
  • 个人在一年内申请查询无犯罪记录证明的次数也有限制，超过一定次数需要提交开具证明系用于合理用途的有关材料。

• 信息安全：

  • 在查询和使用涉案记录（或犯罪记录）相关信息时，应严格遵守法律法规，保护诉讼当事人的信息安全和个人隐私，不得将查询内容泄漏给无关人员。

综上所述，涉案记录的形成条件主要基于人民法院生效裁判文书确认有罪，并由国家专门机关进行客观记载。在查询和使用涉案记录相关信息时，应遵守相关法律法规和规定。