当公司决定进行减资时，通知债权人是必须遵循的法定程序，这不仅是保障债权人合法权益的重要环节，也是维护交易安全、确保公司减资行为合法合规的关键步骤。以下是如何正确通知债权人的详细流程：

一、法律依据与时间要求

根据《中华人民共和国公司法》第一百七十七条的规定，公司在减少注册资本时，必须编制资产负债表及财产清单，并在作出减少注册资本决议之日起十日内通知债权人。对于已知或应知的特定债权人，公司应直接通知；对于无法直接通知的债权人，则需在报纸上公告。公告通常也应在决议作出后的合理时间内进行，以确保信息的广泛传播。

二、通知债权人的具体方式

1. 直接通知

   • 适用对象：已知的、特定的债权人。
   • 通知内容：应详细包含公司减资的决议、减资前后的注册资本数额、减资方式、减资对债权人债权可能产生的影响等关键信息。
   • 通知形式：建议采用书面形式，如邮件、信函等，并确保送达。同时，保留送达凭证，如快递单号、邮件回执等，以确保通知的有效性和可追溯性。

2. 公告通知

   • 适用对象：无法直接通知的债权人，或因地址不详、无法联系等原因导致无法送达的债权人。
   • 公告要求：
     • 应在省级以上有影响的报纸上刊登减资公告。
     • 公告内容应包括公司名称、住所、法定代表人姓名、注册资本原额与减至额、减资原因、债权人申报债权的期限（自公告之日起四十五日内）及联系方式等详细信息。
     • 公告次数一般不少于三次，以确保信息的广泛传播和债权人的及时知晓。

三、债权人的权利保障

• 债权申报：债权人自接到通知书之日起三十日内，或未接到通知书的自公告之日起四十五日内，有权要求公司清偿债务或提供相应的担保。公司应积极响应债权人的要求，确保债权人的合法权益得到保障。
• 异议处理：若债权人对减资方案提出异议，公司应与债权人进行积极沟通，协商解决方案。必要时，公司可调整减资计划或提供其他保障措施，以确保债权人的利益不受损害。

四、注意事项

• 合规性审查：在减资过程中，公司应严格遵守相关法律法规的要求，确保所有操作合法合规。避免因程序不当而引发法律风险。
• 资料保存：公司应妥善保存与减资相关的所有文件、记录和通信往来。这些资料对于后续查阅、审计以及处理可能出现的纠纷具有重要意义。
• 专业咨询：鉴于减资过程的复杂性和专业性，建议公司在实施前咨询专业的法律顾问或会计师事务所。他们可以提供准确的法律指导和支持，帮助公司顺利完成减资程序。

综上所述，公司减资时通知债权人是一个严谨而细致的过程。公司应严格按照法定程序操作，确保债权人的合法权益得到充分保障。同时，通过专业咨询和合规性审查，降低法律风险，确保减资行为的合法性和有效性。