采购东西报销所需的资料通常根据具体的采购内容和公司的财务报销制度而定,但一般来说,以下是一些常见的必备资料:
采购合同:
- 对于货物采购、购买服务以及零星工程等业务,原则上需要签订合同作为报销的依据。合同应明确采购的物品、数量、价格、付款条件等关键信息。
验收单(入库单):
- 货物采购及维修、安装等零星工程完成后,需要提供验收单或入库单,以证明所采购的物品或服务已按照合同要求完成,并已被接收或入库。
发票:
- 发票是报销的必备凭证,应确保发票的真实性和合法性。发票上应注明采购的物品或服务的名称、数量、单价、总价以及开票日期等信息,并与合同或采购订单相符。
相关证明材料:
- 对于特定的采购项目,如车辆租赁费,可能需要提供用车联系单、结算单等证明材料;对于专家评审费,可能需要提供专家费发放表(列明专家职称、评审时长、专家签字)、专家申请抽取表、评审测评结果表等相关业务活动资料。
报批手续:
- 对于因客观原因无法签订合同的业务活动,或经费支出达到一定金额的业务活动,可能需要事前书面报请分管领导或主要领导批准同意后方可实施。这些报批手续在相关费用报销时也需要一并提供。
公务卡结算证明:
- 如果公司规定公务支出项目应使用公务卡结算,那么未使用公务卡结算的情况下,报销人应提供不能使用公务卡结算的证明材料。
其他附件:
- 根据公司的具体要求,可能还需要提供其他相关的附件,如经办人员签字、科室负责人签字证明等。
综上所述,采购东西报销所需的资料包括采购合同、验收单(入库单)、发票、相关证明材料、报批手续、公务卡结算证明以及其他可能需要的附件。在准备这些资料时,应确保它们的真实性、完整性和合法性,以便顺利完成报销流程。