电子发票确实需要保存电子档案。具体保存方式和要求,可以根据单位是否已建立电子档案管理系统,以及是否与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已实现电子化来确定。
对于已建立电子档案管理系统的单位:
- 如果与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化,那么可以将电子发票与这些电子会计凭证一起,通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存。归档方法可以参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》。
- 如果与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等尚未实现电子化,那么可以单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存。同样,整理、归档、长期保存的方法也可以参照上述指南。
对于无电子档案管理系统的单位:
- 如果实施了会计信息系统,且与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化,那么可以将电子发票与这些电子会计凭证一起移交会计档案管理人员保存,并编制档号。同时,建议建立电子会计档案台账或者目录,以便于管理和查询。
- 如果未实施会计信息系统,或者与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等尚未实现电子化,那么电子发票应以电子形式移交会计档案管理人员保存。同样,也建议建立电子发票台账或者目录。
在保存电子发票时,无论单位是否建立了电子档案管理系统,都应采取多重备份、定期检测等方法,确保电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失,并且能被顺利读取。这是保障电子发票档案安全、可靠的重要措施。