面对员工因未签订劳动合同而准备起诉的情况，作为用人单位，您需要冷静应对，并采取一系列积极措施来维护自身权益并尽量降低法律风险。以下是我为您详细梳理的应对策略：

一、明确法律责任与后果

首先，根据《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，若用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同，需向劳动者每月支付二倍的工资；若满一年仍未签订，则视为已订立无固定期限劳动合同。因此，您需要清晰了解这一法律责任，以便后续妥善处理。

二、全面收集证据材料

1. 劳动关系证明：即便没有书面劳动合同，您也可以通过收集以下证据来证明双方存在事实上的劳动关系：

   • 考勤记录（如打卡记录、考勤表）
   • 工资支付凭证（银行转账记录、工资条）
   • 工作证、员工名册、入职登记表
   • 业务往来文件、工作邮件、聊天记录等

2. 未签合同原因证明：如果员工拒绝签订劳动合同，您应保存相关沟通记录（如邮件、短信、微信聊天记录）作为证据，以证明用人单位已尽到签约义务。

三、积极协商寻求和解

在收到员工诉求后，您应及时与员工进行沟通，了解其期望与诉求。同时，可向员工解释未签合同的具体原因（如有），并探讨补签劳动合同及支付相应补偿的可能性。若双方能达成一致，建议签订书面协议，明确权利义务，避免后续纠纷。

四、准备应诉与仲裁程序

1. 确定管辖地：根据《劳动争议调解仲裁法》，劳动争议由劳动合同履行地或用人单位所在地的劳动争议仲裁委员会管辖。您需要准确确定仲裁机构，以便后续提交材料。

2. 提交答辩书：针对员工的诉求，您需要撰写逻辑清晰、事实准确的答辩书，附上相关证据，有理有据地反驳不合理诉求。答辩书应包括以下内容：

   • 双方基本信息
   • 答辩事项及理由
   • 证据清单及证明目的

3. 参与庭审：按照通知要求，您需要按时参加仲裁或诉讼庭审，遵守纪律，如实陈述事实，提供证据支持主张，并积极辩护。在庭审中，您可以就员工的诉求进行逐一回应，并展示您收集的证据来支持您的观点。

五、及时补签与双倍工资支付

为减少法律风险，我建议您尽快与员工补签劳动合同，并就之前未签合同期间，按照法律规定向劳动者支付双倍的工资（但需注意，双倍工资的支付期限通常不超过11个月，即从用工之日起满一个月的次日至满一年的前一日）。这是解决此类纠纷的有效方式之一，也有助于维护良好的劳动关系。

六、预防未来类似风险

无论此次纠纷结果如何，您都应建立健全的劳动用工管理制度，确保新员工入职时及时签订书面劳动合同，且合同内容符合法律法规。同时，加强员工培训与管理，提高法律意识与合同意识，从根本上预防类似纠纷的发生。

七、特殊情况处理

如果员工在入职后故意拖延或拒绝签订劳动合同，您应保留相关证据（如书面通知、聊天记录等），并在必要时向劳动监察部门报告或寻求法律援助。在这种情况下，您可能无需承担支付双倍工资的责任。

面对员工因未签订劳动合同而准备起诉的情况，您需要保持冷静并采取积极的应对措施。通过明确法律责任、全面收集证据、积极协商和解、准备应诉与仲裁程序、及时补签与支付双倍工资以及预防未来类似风险等步骤，您可以有效降低法律风险并维护自身权益。如果您在此过程中遇到任何问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。