当询证函出现不符的情况时，处理流程需要严谨且细致，以确保信息的准确性和审计工作的质量。以下是根据相关通知和规范，整理出的处理询证函不符的详细步骤：

一、初步核查与确认

1. 核对原始记录：

   • 银行业金融机构在收到询证函后，应首先核对询证函上的信息与银行内部原始记录是否一致。
   • 这包括账户余额、交易明细、担保情况等关键信息。

2. 确认不符事项：

   • 如果发现询证函上的信息与银行记录不符，银行应在回函上明确列明不符事项。
   • 不符事项应具体、清晰，以便注册会计师或审计机构能够准确理解差异所在。

二、与审计机构沟通

1. 及时沟通：

   • 银行在发现不符事项后，应及时与发出询证函的注册会计师或审计机构进行沟通。
   • 沟通方式可以是书面回函、电话或电子邮件等，但书面回函是最正式、最具有法律效力的方式。

2. 提供详细解释：

   • 银行应向审计机构提供不符事项的详细解释，包括差异的原因、金额、时间等。
   • 如果可能，银行还应提供相关证据或文件来支持其解释。

三、内部调查与处理

1. 开展内部调查：

   • 银行应对不符事项进行内部调查，以确定差异的具体原因。
   • 调查可能涉及多个部门，如会计部门、信贷部门、风险管理部门等。

2. 采取纠正措施：

   • 根据调查结果，银行应采取必要的纠正措施来消除差异。
   • 这可能包括调整账户余额、更正交易记录、补充担保文件等。

3. 更新记录与系统：

   • 银行在采取纠正措施后，应及时更新内部记录和系统，以确保信息的准确性。
   • 同时，银行还应保留相关证据和文件，以备未来审计或检查之需。

四、再次回函与确认

1. 重新回函：

   • 在采取纠正措施并更新记录后，银行应重新向审计机构发出回函，确认不符事项已得到解决。
   • 重新回函应明确说明纠正措施的内容和结果。

2. 审计机构确认：

   • 审计机构在收到银行的重新回函后，应进行确认和核实。
   • 如果确认无误，审计机构可以继续进行后续的审计工作；如果仍有问题，审计机构应与银行进一步沟通并寻求解决方案。

五、后续监督与改进

1. 加强内部控制：

   • 银行应加强内部控制，完善询证函回函工作的流程和制度。
   • 这包括明确回函的工作流程、建立授权机制和制衡机制、规范回函用章的管理等。

2. 定期审计与检查：

   • 银行应将回函工作纳入内部审计或内控检查的范畴，定期对回函工作进行审计和检查。
   • 这有助于及时发现并纠正问题，提高回函工作的质量和效率。

3. 持续改进与优化：

   • 银行应根据审计和检查的结果，持续改进和优化询证函回函工作。
   • 这可能包括更新询证函格式、提高回函效率、加强与审计机构的沟通等。

综上所述，处理询证函不符的情况需要银行与审计机构之间的紧密合作和有效沟通。银行应加强内部控制和审计检查，确保回函工作的准确性和及时性；同时，审计机构也应积极履行职责，对回函进行认真核实和确认。