合同履约金的退还主要依据合同约定及法律规定，在合同义务全面履行、合同解除且无违约责任、达到特定里程碑或节点，以及符合其他约定条件时，保证金应予退还。若合同无效或被撤销，或因不可抗力导致合同无法履行，同样应退还保证金。以下是对合同履约金退还规定的详细解析：
一、依据合同约定的退还条件
完成合同全部义务：
- 当合同一方按约全面、适当地履行合同所有义务后，另一方应按约退还履约保证金。例如，在建设工程合同中，承包方完成建设并经发包方验收合格后，发包方需退还保证金。
未违反合同约定：
- 如交付保证金的一方在合同履行中无违约行为，保证金应在合同履行完毕或达到特定阶段时退还。例如，在货物买卖合同中，卖方按时、按质、按量交货且无违约，买方应退还保证金。
达到特定里程碑或节点：
- 部分合同规定，项目达到特定里程碑或节点且承包方/供应商完成任务无违约时，可退还部分或全部保证金。这有助于激励合同方按期完成阶段性目标。
其他约定的退还条件：
- 合同中可能还约定了涉及质量、进度、安全等方面的特定退还条件，需根据合同具体内容确定。例如，合同可能规定，在项目通过特定质量检查后，退还部分保证金。
二、法定的退还条件
合同无效或被撤销：
- 根据《中华人民共和国民法典》，若合同因欺诈、胁迫、恶意串通等情形无效或被撤销，收受保证金的一方应返还。例如，甲公司通过欺诈手段与乙公司签订合同并收取保证金，合同被法院认定无效后，甲公司必须退还保证金。
不可抗力导致合同无法履行：
- 因不可抗力致合同目的无法实现时，当事人可解除合同。若合同中有关于不可抗力时保证金处理的约定，则按约定执行；若无约定，一般收受保证金一方应退还保证金。例如，旅游服务合同中因重大自然灾害导致行程无法进行，旅行社应退还游客保证金。
合同解除且无违约方责任：
- 除不可抗力外，若合同因情势变更等非双方过错原因解除，收受保证金的一方也应退还保证金。例如，政府出台新政策导致合同履行基础条件发生重大变化，双方协商解除合同后，保证金应退还。
三、退还程序与争议解决
退还程序：
- 履约保证金的退还通常需要经过一定的程序和时间，包括提交退还申请、提供相关证明材料（如合同履行完毕证明、验收合格报告等）以及发包方/采购方的审核确认。
- 收取方应对申请进行审核，并在一定期限内通知申请人审核结果。常见的退还方式包括银行转账、支票等，应提供相应退还凭证。
争议解决：
- 若合同未明确约定退还条件或时间，或双方对退还条件存在争议，可通过协商或诉讼等方式解决。在协商过程中，双方可以就退还条件、时间、方式等进行充分沟通，以达成共识。若协商无果，则可以通过诉讼途径解决争议，由法院根据合同约定和法律规定作出判决。
四、实际操作建议
仔细审查合同条款：
- 在签订合同时，应仔细审查合同中关于履约保证金的条款，包括金额、支付方式、退还条件及方式等关键内容。确保合同条款明确、具体，以避免后续纠纷。
保留相关证据：
- 在合同履行过程中，应保留好相关证据，如合同履行完毕证明、验收合格报告等。这些证据在申请退还履约保证金时将起到重要作用。
及时沟通协商：
- 若在合同履行过程中遇到问题或争议，应及时与对方沟通协商，寻求解决方案。通过友好协商解决争议，可以节省时间和成本，维护双方关系。
作为贺兰芝律师，我建议你在处理合同履约金退还问题时，务必仔细审查合同条款，了解法律规定的退还情形，并遵循相应的程序和要求。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。