当公司发现给员工多发了工资时，确实需要采取一系列合理且合法的步骤来追回这部分资金。以下是一个详细且有条理的处理流程，希望能为您提供清晰的指导：

一、及时沟通协商

1. 迅速通知员工：一旦发现多发工资的情况，应立即与员工取得联系。可以选择面对面会议、电话交谈或发送正式邮件/书面通知等方式，礼貌且专业地告知员工工资发放错误的具体情况，包括多发工资的具体金额、原因以及公司希望员工配合退还的意愿。

2. 协商退还方式：与员工共同商讨并确定退还多发工资的具体方式。这可以包括从后续工资中合理扣除，或者要求员工直接转账至公司指定账户。在协商过程中，要充分考虑员工的实际情况和感受，确保退还方式双方都能接受，避免引发不必要的矛盾或不满。

二、制定详细还款计划

根据公司财务制度和相关法律法规，制定一份详细的还款计划。这份计划应明确还款金额、还款方式（一次性还清或分期偿还）、还款期限等关键信息。确保计划既合理又明确，能够符合双方的利益需求。

三、签订书面协议

为了保障双方的权益，建议签订一份正式的书面协议。协议中应详细记录以下内容：

• 多发工资的具体情况，包括金额、时间等；
• 还款计划的具体内容，包括还款金额、方式、期限等；
• 双方的权利和责任，明确各自在还款过程中的义务；
• 违约责任和争议解决方式，以防万一出现违约或争议时能够有明确的处理依据。

签订书面协议不仅为公司追回行动提供了明确的法律依据，还能在必要时为法律纠纷提供有力的保障。

四、保留相关证据

在整个处理过程中，务必保留好所有相关证据。这包括但不限于：

• 工资发放记录，如工资表、银行转账记录、财务凭证等，以证明多发工资的事实和具体金额；
• 与员工的沟通记录，如电话通话录音、邮件往来、聊天记录等，以证明双方就退还事宜的沟通和共识；
• 签订的书面协议及还款计划的执行情况记录，以证明双方已经就退还事宜达成了协议并正在执行。

五、考虑法律途径（如协商不成）

如果员工拒绝合作或提出异议，公司可以考虑采取以下法律措施：

1. 发送催款函：向员工发送正式的催款函，明确指出多发工资的事实、金额、要求退还的期限以及逾期不退还可能面临的法律后果。催款函应通过可靠方式送达，并保留好送达凭证。

2. 申请劳动仲裁或提起诉讼：

   • 如果争议属于劳动争议范畴，公司可以向当地劳动争议仲裁委员会申请仲裁。劳动仲裁程序相对简便、快捷，有助于解决双方纠纷。
   • 如果劳动仲裁无法解决问题，或者公司认为直接诉讼更为合适，那么可以向有管辖权的人民法院提起民事诉讼。在诉讼中，公司需要提供充分证据证明多发工资的事实以及员工拒绝退还的情况，以维护自身的合法权益。

六、注意事项

在处理此类问题时，公司应始终遵循法律法规，以合法、合理、公正的方式操作。避免采取威胁、恐吓等非法手段逼迫员工还款，同时也要注意保护员工的隐私和权益。努力与员工达成双方都能接受的解决方案，以维护良好的劳动关系和公司形象。