当在职人员被行政拘留时，单位需要采取一系列细致且合规的措施来应对这一事件。以下是我为您详细梳理的处理流程和建议：

一、核实情况与了解原因

1. 核实拘留信息：

   • 单位应首先通过正式渠道，如公安机关的通知、法律文书等，来核实员工被拘留的具体情况，确保信息的准确无误。
   • 避免轻信未经证实的消息或谣言，以免对员工造成不必要的误解和伤害。

2. 了解拘留原因：

   • 拘留的原因可能多种多样，包括但不限于治安违法行为（如打架斗殴、扰乱公共秩序等）或其他非犯罪事由（如行政纠纷）。
   • 了解具体原因对于判断员工行为的性质以及可能对单位造成的影响至关重要。

二、依据公司制度与法律法规进行处理

1. 查阅内部规章制度：

   • 单位应明确劳动纪律条款，包括员工违法违纪行为的处理规定。
   • 如果规章制度中已对类似情形作出明确规定，则按照既定流程执行。

2. 分类处理措施：

   • 轻微违规行为：如果拘留与员工工作无直接关联且情节较轻，单位可以考虑保留劳动关系，但给予警告或其他适当的纪律处分。
   • 严重违规或犯罪行为：如果拘留涉及职务侵占、泄露商业秘密等严重损害单位利益的行为，或者构成刑事犯罪，单位有权依法解除劳动合同。

3. 法律合规性审查：

   • 在处理过程中，单位必须严格遵守《劳动合同法》等相关法律法规，确保程序合法合规。
   • 例如，如果单位决定解除劳动合同，应提前通知工会（如有工会组织）并听取其意见，确保符合法定程序。

三、沟通与后续安排

1. 及时告知义务：

   • 单位应向员工书面说明处理决定的事实依据和法律条款，确保员工了解处理的原因和依据。
   • 对于涉及商业秘密的案件，单位还需同步采取保密措施，防止信息泄露。

2. 人性化关怀机制：

   • 根据拘留的性质，单位可以为员工提供法律援助指引，帮助员工了解自己的权利和法律程序。
   • 员工返岗后，单位可视情况安排心理辅导或岗位调整，帮助员工尽快恢复正常的工作和生活状态。

四、风险防控与制度完善

1. 避免歧视性处理：

   • 单位在处理被拘留员工时，应避免以民族、性别等非相关因素进行区别对待，确保处理的公正性。
   • 防止因舆论压力或其他外部因素而仓促作出不公正的决定。

2. 舆情管理预案：

   • 单位应制定媒体应对方案，防止不实信息传播影响企业声誉。
   • 统一对外信息发布口径，由指定部门负责回应社会关切，确保信息的准确性和一致性。

3. 完善制度：

   • 单位应分析事件原因，查找管理上的漏洞和不足。
   • 完善规章制度，加强员工法制教育和职业道德培训，提高员工的法律意识和职业素养。

综上所述，当在职人员被行政拘留时，单位需要采取一系列细致且合规的措施来应对。通过核实情况、依据制度与法律法规处理、沟通与后续安排以及风险防控与制度完善等步骤，单位可以妥善处理此类事件，维护自身的合法权益和声誉。