当案件履行完毕并准备结案时，通常需要遵循一定的流程和标准，以确保结案的合法性和规范性。以下是根据相关法规和规范整理的关于案件履行完毕如何结案的详细解答：

一、结案条件

根据《国土资源行政处罚办法》、《自然资源违法行为立案查处工作规程(试行)》以及《自然资源部立案查处自然资源违法行为工作规范(试行)》等相关规定，案件在以下情形之一时，可以结案：

1. 执行完毕的：即案件中的行政处罚决定或行政处理决定已经得到完全执行，相关义务已经履行完毕。

2. 终结执行的：在某些情况下，由于特定原因（如被执行人死亡、破产等），案件的执行可能无法继续进行，此时可以终结执行并结案。

3. 已经依法申请人民法院强制执行的：如果案件中的行政处罚决定或行政处理决定未得到履行，且已经依法向人民法院申请了强制执行，那么在申请被受理并进入执行程序后，也可以视为满足结案条件之一（但需注意，这并不意味着案件已经实际执行完毕，而是进入了强制执行阶段）。不过，在多数实际操作中，更倾向于在强制执行完毕后再进行结案。

4. 其他应当结案的情形：这包括但不限于案件已经移送管辖、终止调查、决定不予行政处罚或行政处理等情形。

二、结案流程

1. 确认执行情况：首先，需要确认案件中的行政处罚决定或行政处理决定是否已经得到完全执行。这通常涉及对相关证据和文件的审查，如执行凭证、收款收据等。

2. 准备结案材料：在确认执行情况后，需要准备结案所需的材料。这些材料可能包括结案报告、执行情况说明、相关证据和文件等。结案报告应详细记录案件的处理过程、执行情况以及结案理由等。

3. 审批结案：将准备好的结案材料提交给相关部门负责人进行审批。审批过程中，负责人会对结案材料的真实性、合法性和完整性进行审查，并决定是否批准结案。

4. 结案归档：一旦结案得到批准，就需要将案件的相关材料进行归档保存。这有助于后续的查询和管理，也是案件处理流程的重要环节。

三、特殊注意事项

1. 涉及移送责任的案件：如果案件涉及需要移送有关部门追究党纪、政纪或者刑事责任的，应当在结案前完成移送工作。这是确保案件处理全面性和合法性的重要步骤。

2. 强制执行案件的结案：对于已经依法申请人民法院强制执行的案件，虽然申请被受理并进入执行程序可以视为满足结案条件之一，但更稳妥的做法是在强制执行完毕后再进行结案。这可以确保案件的实际执行效果，避免后续纠纷。

综上所述，当案件履行完毕并准备结案时，需要确认执行情况、准备结案材料、审批结案以及结案归档等步骤。同时，还需要注意涉及移送责任的案件和强制执行案件的特殊处理要求。希望这些解答能够帮助您更好地理解和处理案件结案的相关事宜。