行政单位向要求行政赔偿的人发函，应当遵循合法、规范、严谨的原则，确保函件内容明确、程序合法，以下为具体操作要点：

1. 函件性质与目的
   行政单位发函属于行政程序中的书面沟通行为，主要用于回应赔偿请求、告知处理进展或要求补充材料等。函件需明确表明行政单位已收到赔偿申请，并依法启动处理程序，避免因程序瑕疵导致行政行为被撤销或确认违法。

2. 函件内容要素

   • 标题：直接注明“关于××（赔偿请求人姓名/单位名称）行政赔偿申请的回复函”，确保主题明确。
     
   • 正文：
     
     1. 确认收到申请：写明收到赔偿申请的时间、方式（如邮寄、现场提交）及申请内容摘要。
        
     2. 处理进展说明：
        
        • 若已受理，需告知受理依据（如《国家赔偿法》第12条）、审查期限及后续流程（如调查、听证等）；
          
        • 若需补充材料，应列明具体材料清单及提交期限，并说明逾期未提交的后果；
          
        • 若不予受理，需明确法律依据（如《国家赔偿法》第4条不适用情形）及救济途径（如复议或诉讼）。
          
     3. 法律依据引用：直接引用相关法条（如《国家赔偿法》第13条关于赔偿义务机关作出赔偿决定的期限），增强函件权威性。
        
   • 结尾：注明行政单位名称、发函日期，并加盖公章，确保形式合法。

3. 程序合法性要求

   • 送达方式：优先采用直接送达、邮寄送达（留存邮寄凭证）或公告送达（仅在无法联系申请人时使用），确保申请人实际收到函件。
     
   • 期限遵守：严格在法定期限内回复（如《国家赔偿法》第13条规定，赔偿义务机关应自收到申请之日起2个月内作出赔偿决定），避免超期导致程序违法。
     
   • 权利告知：若函件涉及不予受理或驳回申请，需明确告知申请人申请行政复议或提起行政诉讼的期限及途径（如“如不服本决定，可自收到本函之日起60日内向××人民政府申请复议，或6个月内向××人民法院提起诉讼”）。

4. 实务建议

   • 模板化与个性化结合：可制定标准函件模板，但需根据具体案件情况调整内容（如补充材料要求、特殊程序说明），避免“一刀切”式回复。
     
   • 留存证据：对发函过程（如邮寄回执、送达回证）进行留存，以备后续争议时证明行政单位已依法履行程序义务。
     
   • 语言规范：使用客观、中立的语言，避免情绪化表述或主观评价，降低引发次生纠纷的风险。

示例函件框架：

关于张三行政赔偿申请的回复函
张三先生/女士：
本机关已于2023年×月×日收到您提交的《行政赔偿申请书》及相关材料。根据《国家赔偿法》第12条，现将处理情况告知如下：

1. 您申请赔偿的事项为……（简要描述申请内容）；
   
2. 本机关已依法受理，并将于2个月内作出赔偿决定（依据《国家赔偿法》第13条）；
   
3. 如需补充材料，本机关将另行通知。
   特此函复。
   ××行政单位（盖章）
   2023年×月×日
   

若您在行政赔偿程序中有具体问题（如赔偿范围计算、证据提交要求等），可直接向我咨询，我将结合案件细节为您提供进一步分析。